Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Календарь можно с пользой применять для размещения напоминаний о делах, которые вы можете наметить на будущее. Большинство людей, которых я тренировал, были очень далеки от максимальной эффективности использования календаря: иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше сведений.

Одно из трех назначений календаря — хранение информации, привязанной к конкретному дню. Эта категория может включать целый ряд данных, но один из наиболее творческих способов развить указанное направление применения календаря — вносить туда дела, которые вы хотите выбросить из головы, чтобы вернуться к ним позднее. Вот несколько из многочисленных примеров данных, которые можно заносить в календарь.

• «Спусковые механизмы» для активизации проектов.

• Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаствовать.

• Катализаторы принятия решений.

«Спусковые механизмы» для активизации проектов. Если у вас есть проект, о котором не нужно думать сию секунду, но вы хотите вспомнить о нем в будущем, считая, что он заслуживает вашего внимания, то можно выбрать подходящую дату и записать напоминание о проекте на соответствующий день. Его следует поместить в ячейку календаря, предназначенную для напоминаний о действиях, намеченных на конкретный день (а не на конкретное время); когда этот день настанет, вы увидите в календаре напоминание и внесете замысел в список на правах одного из активных проектов. Типичными примерами таких проектов являются:

• Специальные мероприятия, которые следует проводить в определенное время (запуск новых продуктов на рынок, кампании по сбору средств и т. д.).

• Регулярные мероприятия, к которым вы должны готовиться, такие как сверка бюджета, ежегодные конференции, планерки или совещания (например, когда вам следует внести «ежегодную конференцию по продажам» в список проектов?).

• Памятные даты для выдающихся людей, которые требуют от вас каких-либо действий (дни рождения, годовщины, праздники, предполагающие вручение подарков, и т. д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаствовать. Допустим, вы постоянно получаете уведомления о семинарах, конференциях, выступлениях, а также публичных и культурных мероприятиях, в которых вам хочется принять участие по мере их приближения. Так что определите, когда наступит это «приближение», и поместите соответствующее напоминание под нужной датой — например:

• Завтрак с представителями торговой палаты, намеченный на следующий день.

• Завтрашняя распродажа билетов на игры команды Tigers в этом сезоне.

• Радиопередача по каналу «Австралия» сегодня вечером.

• Шашлыки для церковного прихода в воскресенье.

Если вам в голову приходят подобные идеи, которые вы бы хотели поместить в систему, сразу так и сделайте.

Катализаторы принятия решений. Возможно, вы периодически сталкиваетесь с важными решениями, которые не в состоянии принять сразу (или у вас просто нет такого желания). В этом нет ничего страшного, если вы пришли к выводу, что необходимая дополнительная информация должна поступить к вам скорее из внутреннего, нежели из внешнего источника (иными словами, утро вечера мудренее). (Естественно, информацию из внешних источников вам следует поместить в список дальнейших действий или ожиданий.) Но чтобы вас не беспокоил отказ от срочного принятия решения, лучше подстраховаться: вам потребуется надежная гарантия, позволяющая в надлежащий момент сосредоточиться на проблеме.[11]

Решение об отказе от принятия решения вполне допустимо, если у вас есть система, позволяющая его отложить.

Типичные подразделы данной категории включают такие спорные вопросы, как:

• нанять/уволить;

• объединиться/купить/продать/изъять капитал;

• сменить работу/начать карьеру заново.

Очевидно, я уделяю слишком мало места столь серьезной теме, но вам стоит спросить себя: «Есть ли какое-то важное решение, для которого необходим катализатор, позволяющий ему просто «повисеть в воздухе» некоторое время?» Если ответ утвердительный, поместите в календарь какое-нибудь напоминание, чтобы можно было вернуться к проблеме позднее.

Обобщенная памятная книжка

Один из эффективных инструментов записи проблем, не предполагающих срочных действий, но способных потребовать от вас активных шагов в будущем, — памятная книжка.[12] Будучи трехмерной версией календаря, она позволяет фиксировать физические напоминания о том, что вы захотите увидеть или вспомнить (не сейчас, а в будущем). Памятная книжка весьма эффективный инструмент, с помощью которого вы сможете создать собственное почтовое отделение и «отправлять» послания самому себе для получения в назначенный день. Я использую памятную книжку годами и даже не представляю, что бы делал без нее.