Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Как правило, обобщенная памятная книжка представляет собой простую систему папок, позволяющую рассортировать бумаги и другие физические напоминания таким образом, чтобы информация, которая нужна вам на конкретную дату в будущем, «автоматически» оказывалась в корзине в назначенный день.

Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете хотя бы частично переложить данную задачу на него или на нее, при условии, что у него (у нее) под рукой имеется одна из рабочих версий аналогичной системы. Типичными примерами могут быть следующие напоминания:

• «Передайте мне эту повестку дня утром в день совещания».

• «Верните мне эти материалы в понедельник, чтобы я мог их обдумать заново: они касаются совещания, намеченного на среду».

• «Напомните мне о поездке в Гонконг за две недели до вылета, чтобы мы могли распланировать детали».

Таким образом, в течение рабочей недели вы будете извлекать и просматривать папку, посвященную соответствующей дате.

Поскольку вы можете (и, вероятно, должны) упорядочивать материалы, чтобы иметь возможность хранить столько информации, сколько нужно, я рекомендую вам вести собственную памятную книжку, если вы в состоянии сделать ее атрибутом своего жизненного стиля. Она может выполнять массу полезных функций, лежащих за пределами круга обязанностей вашего ассистента, которыми вы, возможно, захотите воспользоваться. Я использую памятную книжку для хранения билетов и подтверждений рейсов, брошюр и карт с маршрутами путешествий, почтовых уведомлений о грядущих событиях, информации о разнообразных «возможных покупках», которые наметил на будущее, и т. д.

Итог: действующая памятная книжка отнимает у вас по одной секунде времени ежедневно, но отдача на порядок превышает затраты времени и усилий.

Создание обобщенной памятной книжки — картотеки. Вам понадобится сорок три папки — тридцать одна, помеченная числами от 1 до 31, и еще двенадцать — с названиями месяцев. «Ежедневные» папки ставятся спереди, начиная с завтрашней даты (если сегодня — 5 октября, то номер первой папки — 6). Следующие за ней папки соответствуют дням месяца (от 6 до 31). За папкой с числом 31 располагается папка за следующий месяц (ноябрь), а за ней — папки, посвященные числам с 1 по 5. За ними идут папки, отведенные под остальные месяцы (с декабря по октябрь). Содержимое папки за следующий день ежедневно переносится в корзину, затем папка ставится за последнюю из ежедневных папок (в нашем случае папка за 6 октября станет папкой за 6 ноября). Аналогичным образом, когда папка за следующий месяц достигает начала списка (31 октября, после того, как вы освободите дневную папку, в начале окажется папка «Ноябрь», а за ней — ежедневные папки с 1 по 31), ее содержимое переносится в корзину, и она занимает место в конце списка ежемесячных папок (теперь она будет отведена под ноябрьские данные на следующий год). Такую систему можно назвать «вечной»: в каждый конкретный момент в ней содержатся папки на следующий тридцать один день и на следующие двенадцать месяцев.

Существенное преимущество использования папок в обобщенной памятной книжке в том, что они позволяют хранить реальные документы (форма, которую нужно заполнить в определенный день, записка, которую нужно просмотреть тогда-то, телефонограмма, требующая от вас конкретных действий в конкретное время, и т. д.). Пример на рис. 7.2.

Чтобы система работала, ее нужно ежедневно обновлять. Если вы забудете освободить папку завтрашнего дня, то не сможете доверять системе: будут упущены важные сведения, с которыми придется разбираться другими способами. Если вы уезжаете (или не имеете доступа к памятной книжке на выходных), то следует до отъезда проверить папки за те дни, в течение которых вы будете отсутствовать.

Рис. 7.2. Образец организации памятной книжки (5 октября)

Контрольные списки: содержательные напоминания

Последняя тема, достойная рассмотрения и относящаяся к системе личной организации, — это ведение и составление контрольных списков, т. е. перечней возможных составляющих для проектов, мероприятий и направлений деятельности, представляющих ценность, интерес или круг обязанностей.

Самые содержательные контрольные списки часто составляются в конце грамотной консультации, проведенной с рабочей группой или командой. Хорошие списки также указывают приоритетные направления подготовки персонала или набора новых сотрудников.

Когда я вместе с клиентами вычищаю их почтовые корзины и знакомлюсь с проблемами, которые их беспокоят, мы часто натыкаемся на записки, адресованные человеком самому себе, примерно следующего содержания:

• «чаще делать зарядку»;

• «позаботиться о том, чтобы каждый тренинг можно было оценить»;

• «проводить больше свободного времени с детьми»;

• «сосредоточить усилия на направлении проектного планирования»;

• «поддерживать высокий моральный уровень в коллективе»;

• «позаботиться о соблюдении корпоративных стратегий»;

• «своевременно оформлять оплату счетов клиентами».