Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Люди часто спрашивают меня: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?» Мой ответ прост: «Ровно столько, сколько мне необходимо для того, чтобы спокойно делать свои дела». В действительности это несколько раз по нескольку секунд в течение дня. Большинство людей не могут понять, что мои списки — это, в некотором роде, офис. Вы можете держать самоклеющиеся листки и телефонограммы на рабочем месте, а я держу их в списках дальнейших действий. Если вы полностью собрали, обработали и упорядочили свои материалы, то, скорее всего, вам придется время от времени тратить лишь несколько секунд на обращение к системе за ежедневными напоминаниями.

Сначала посмотрите в календарь

Вероятно, чаще всего вы будете просматривать ежедневник и обобщенную памятную книжку — картотеку (если вы ее завели), чтобы разглядеть «неровности рельефа» и подумать, что нужно сделать. Сначала вы должны узнать параметры места и времени. Если вы будете знать, что с восьми утра до шести вечера вам предстоят сплошные встречи и вряд ли удастся выкроить полчаса на обед, это поможет вам принять необходимые решения, касающиеся любых других действий.

…потом — в списки дел

Когда вы пересмотрите задачи, намеченные на конкретные дни и на конкретное время, и предпримете все необходимые шаги в рамках их выполнения, следующим объектом обзора станут списки дел, которыми вы могли бы заняться в сложившейся ситуации. Например, находясь в офисе, вы будете обращаться к спискам звонков, операций за компьютером и офисных дел. Это совсем не означает, что вы обязательно должны предпринимать какие-либо из действий, упомянутых в списках; нужно будет только сравнить их с потоком других намеченных дел: это позволит вам заняться наиболее приоритетным направлением деятельности. Вам нужна уверенность в том, что вы не упускаете из виду ничего существенного.

Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки дел, то, кроме них, в вашей системе не будет объектов, к которым понадобится обращаться чаще, чем раз в несколько дней. Бывали дни, когда мне не нужно было заглядывать ни в один из списков, потому что с самого начала (из календаря) было ясно, чего я не смогу выполнить.

Обзор материалов, соответствующих ситуации

В любой момент времени вам может понадобиться какой-то из списков. Когда вы и ваша половина расслабляетесь в конце рабочего дня, и вам хочется убедиться, что вы надлежащим образом заботитесь о вашем общем «деле», т. е. о доме и семье, вы подумаете о накопившихся вопросах друг к другу. С другой стороны, если начальник заглянет к вам и пригласит на личную беседу о текущем состоянии дел, то весьма полезно иметь под рукой список актуальных проектов и повестку дня для их всестороннего обсуждения.

Как обновлять систему

Главный фокус, лежащий в основе поддержания надежности всей организационной системы, состоит в том, чтобы регулярно обновлять свое сознание и саму систему, рассматривая ее в более широком ракурсе. Впрочем, вам не удастся этого сделать, если ваши списки слишком сильно отстают от действительности. Самообман тут не поможет: если ваша система устарела, то мозгу придется снова полностью прорабатывать весь процесс запоминания на более низком уровне.

Чтобы сделать знания продуктивными, мы должны научиться видеть и лес, и деревья. Необходимо учиться выстраивать взаимосвязи.

Питер Друкер

Вероятно, указанная проблема — самая серьезная. Если вы ощутили, что означает полная свобода сознания и контроль над всеми текущими делами, сможете ли вы предпринимать шаги, необходимые для соблюдения этого стандарта в повседневной деятельности? Многие годы, потраченные на исследование и внедрение методологии в работе массы людей, заставили меня понять, что золотым ключиком к постоянной эффективности процесса является еженедельный обзор проблем.

Сила еженедельного обзора

Если вы подобны мне и большинству других людей, то, какими бы благими ни были ваши намерения, мир будет врываться в вашу жизнь гораздо быстрее, чем вы сможете его обуздать. Похоже, многие из нас от природы склонны нагружать себя множеством проблем, значительно превышающим объем работы, с которой мы в состоянии справиться. Мы каждый день назначаем деловые встречи, идущие вплотную, одна за другой, посещаем мероприятия, проводимые после окончания рабочего дня, где рождаются идеи и ставятся вопросы, которые нам нужно решать, и втягиваемся в замыслы и проекты, способные вознести наше творческое мышление в заоблачные выси.

Именно этот водоворот бурной деятельности и обуславливает крайнюю важность еженедельного обзора. Он дает время на запись, переоценку и пересмотр проблем, решение которых позволяет сохранить равновесие. Другого способа выполнить необходимую перегруппировку задач, одновременно пытаясь справиться с повседневными делами, просто не существует.