Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

План проекта определяет промежуточные результаты, которые затем могут планироваться естественным образом.

Под процессом организации, как правило, подразумевается определение компонентов и подкомпонентов, последовательности событий и/или приоритетов. Что должно произойти для получения итогового результата? В какой последовательности? От чего зависит успех всего проекта?

На этом этапе могут оказаться полезными самые разные инструменты структурирования, начиная со списков, нацарапанных на салфетке, до программного обеспечения для проектного планирования. Если проект требует основательного объективного контроля, понадобится иерархический план, где будут выделены компоненты и подкомпоненты, и/или диаграмма Ганта, на которой будут указаны стадии проекта с привязкой ко времени, независимые и зависимые элементы, а также ключевые события проекта.

Творческое мышление на этом не заканчивается – оно просто обретает иную форму. Как только у вас появляется основная структура, мозг начинает заполнять пустоты. Например, когда вы стараетесь определить три ключевые вещи, необходимые для реализации проекта, вы неожиданно можете найти и четвертую, и пятую вещи, когда они все вместе предстанут перед вашими глазами.

Основные аспекты процесса организации

Ключевыми шагами являются:

• определение значимых частей проекта;

• упорядочение их (по одному или нескольким критериям):

• по компонентам;

• по последовательностям;

• по приоритетам;

• детализация до нужной степени.

Я никогда не встречал двух одинаковых проектов, по которым бы требовалась одинаковая степень детализации и структурирования, чтобы их можно было не держать в голове и при этом успешно реализовывать. Однако почти во всех проектах можно применить творческое мышление, если при этом придерживаться разработанного плана.

Следующие действия

Заключительным этапом планирования является принятие решения по поводу распределения и перераспределения физических ресурсов для фактической реализации проекта. Вопрос, который необходимо задать на этом этапе: «Какое следующее действие нужно предпринять?»

Как уже отмечалось в предыдущей главе, этот тип приземленного, опирающегося на реальность мышления в сочетании с четкой формулировкой желаемого результата помогает определить, в чем заключается наша реальная работа. По моему опыту, составление списка реальных проектов и постоянное управление следующим действием по каждому из них на 90 процентов составляет то, что обычно называют проектным планированием. Подобный основательный подход позволит понять ваше истинное отношение ко всем аспектам. Вы действительно хотите заняться этим проектом? Кто будет за него отвечать? Достаточно ли хорошо вы все обдумали?

На каком-то этапе, если проект подразумевает действия, наступает момент для принятия решения о следующем шаге[18]. Ответ на вопрос, что бы конкретно вы предприняли по какому-то поводу, если бы у вас был полный карт-бланш, является своего рада проверкой на зрелость вашего процесса обдумывания проекта. Если вы пока не готовы дать ответ на этот вопрос, нужно вернуться на предыдущие уровни естественного планирования.

Основы

• Определите, какие следующие действия необходимы по каждой из текущих частей проекта.

• Определите следующие действия для процесса планирования, если необходимо.

Активизация текущих частей проекта. Планирование проекта можно считать достаточным для его реализации, когда определено каждое конкретное следующее действие по всем направлениям работы, при этом для выполнения этих действий не требуется сначала завершить работу над другими компонентами. Если проект включает в себя множество разных задач, каждую из них нужно правильно оценить, задав вопрос: «Может ли кто-нибудь заняться этим прямо сейчас?» Например, можно координировать спикеров конференции и одновременно искать место для ее проведения.

В некоторых случаях приходится заниматься только одной задачей, поскольку вся остальная работа по проекту зависит от этого результата. Так что возможно только одно следующее действие, которое окажется ключевым для всех остальных.

Что еще нужно запланировать? А если требуются еще какие-то шаги по планированию, прежде чем вы сможете уверенно приступить к действиям? Значит, эти шаги нужно выполнить. Как можно продолжить планирование? Набросать дополнительные идеи. Отправить электронные письма Анне и Шону, чтобы узнать их мнение. Попросить помощника организовать встречу по планированию с группой по разработке продукта.

Привычка прояснять следующее действие по проекту вне зависимости от ситуации – залог сохранения спокойствия и контроля.