Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Когда за следующее действие отвечает кто-то другой. Если следующее действие лежит вне зоны вашей ответственности, вы тем не менее должны точно знать, кто за него отвечает (это главная цель использования списка ожидания). Если вы работаете в команде, то каждому участнику необязательно знать, какое следующее конкретное действие предстоит по каждой части проекта. Как правило, требуется просто распределить зоны ответственности между конкретными сотрудниками и предоставить им возможность самим определять следующие шаги относительно своих задач.

Обсуждение следующих действий обеспечивает организационную ясность. Сотрудники начинают думать о распределении реально доступных ресурсов, что рождает новые вопросы и детали. Это простое и сугубо практическое обсуждение, которое в состоянии значительно ускорить рабочий процесс и определить слабые места в проекте.

Какой объем планирования нужен вам на самом деле?

В каком объеме нужно использовать эту модель планирования и до какой степени детализации? Если отвечать просто: ровно столько, сколько нужно, чтобы не держать проект в голове.

Как правило, вы не можете перестать думать о проекте, пока не определили результат и следующие шаги и/или не поместили напоминания о них в надежную систему планирования, которую вы периодически просматриваете. Кроме того, возможно, вы еще недостаточно обдумали детали, перспективы и решения, а потому не уверены в эффективности вашего плана действий.

Для того чтобы перестать беспокоиться о большинстве проектов (если принять мое определение проекта как результата, требующего совершения более одного действия), не нужно ничего, кроме определения результата и следующего действия. Вам нужен новый биржевой брокер? Позвоните другу и попросите порекомендовать кого-то. Нужно купить новый принтер для дома? Посмотрите в интернете доступные модели и цены. По моим оценкам, таковы 80 процентов проектов. Вы по-прежнему будете прогонять все эти проекты через полную модель планирования, но только мысленно, чтобы определять каждый следующий шаг и выполнять его, пока проект не будет завершен.

Если вы все еще не можете выбросить проект из головы, значит, он требует более тщательного обдумывания.

Еще около 15 процентов проектов могут потребовать по крайней мере какой-то внешней формы мозгового штурма: например, составления ассоциативной карты или нескольких заметок в программах для планирования или презентаций. Этого бывает вполне достаточно для формирования повесток дня деловых встреч, планирования отпуска или подготовки речи для местной торговой палаты.

Заключительные пять процентов проектов могут потребовать целенаправленного применения одного или нескольких этапов модели естественного планирования. Она обеспечивает практические методы разрешения сложных ситуаций и эффективного продвижения проектов. У вас есть необходимость в большей ясности или более активных действиях по любому из ваших проектов? Если так, применение этой модели может стать основным фактором вашего прогресса.

Требуется больше ясности?

Если требуется больше ясности, вернитесь еще раз к этапам модели естественного планирования. Часто люди бывают очень заняты (действия), но все равно испытывают замешательство и недостаток понимания, в каком направлении двигаться. В этом случае нужно свериться со своим планом или создать его (организация). Если недостаток ясности отмечается на уровне планирования, возможно, стоит провести еще один мозговой штурм, чтобы собрать достаточно актуальных идей и информации для подтверждения правильности плана. Если в ходе мозгового штурма не появляется ясных, четких идей, необходимо вновь вернуться к визуализации результата, убедившись, что «фильтр» в мозгу будет снят для обеспечения мышления в формате «как что-то сделать?». Если результат/видение неясны, стоит вернуться к стадии анализа, зачем вы вообще занимаетесь этой ситуацией (цель).

Требуется больше действий?

Если необходимо больше действий, нужно двигаться дальше по модели планирования. Можно испытывать большой энтузиазм по поводу цели проекта, но не иметь ясности, как воплотить его в жизнь. Сегодня перед руководителем, как правило, стоит задача улучшения качества рабочего процесса, но при этом зачастую у него не сформирована четкая картина желаемого результата. В этом случае нужно обдумать конкретные аспекты видения. Задайте себе вопрос: «Как будет выглядеть результат?»