Как работать по четыре часа в неделю

28. Когда в ответе на письмо Тим пишет «диктовка», это означает, что мы можем сказать получателю: поскольку в настоящий момент Тим путешествует и не может лично ответить на ваше электронное письмо, я упомянул о нем в телефонном разговоре, и Тим продиктовал мне ответ. Это облегчает процесс, поскольку не приходится менять контекст личного ответа.

[Это избавит помощника от необходимости преобразовывать мои высказывания от первого лица: «Пожалуйста, передайте ему, что я…» в высказывания от третьего лица: «Тим говорит, что…», а написание ответа методом копирования и вставки сэкономит несколько часов времени помощника.]

29. Письма, отправленные сразу нескольким получателям, в том числе и мне, ради безопасности следует игнорировать или удалять. Конечно, внимательно прочитайте их, но, если в них говорится, к примеру, о «нескольких влиятельных людях, с которыми я знаком», или что-то подобное или если отправитель не нашел времени упомянуть меня лично, – забудьте о них. Но если копия отправлена лично Тиму, это другое дело.

30. Адрес Тима – ХХХХ. ЭТОТ ПОЧТОВЫЙ АДРЕС НЕЛЬЗЯ РАЗГЛАШАТЬ ИЛИ СООБЩАТЬ КОМУ БЫ ТО НИ БЫЛО. Если вы хотите переслать копию письма на адрес Тима, пользуйтесь полем BCC (рассылка копий без уведомления получателя о других адресатах), чтобы соблюсти конфиденциальность.

31. Все, что приходит из Принстона, помечайте для меня ярлыком ТИМ. [Примечание: с тех пор мне пришлось изменить это правило из-за объема корреспонденции.]

32. Если я кому-то отказываю, а он упорствует, ответьте этому человеку еще раз: «Тим ценит настойчивость, но действительно не может…» и т. п., а дальнейшие письма отправляйте в архив. Конечно, действуйте по обстоятельствам, но старайтесь придерживаться общего правила. Некоторые люди просто не понимают, когда упорство превращается в назойливость.

33. Пожалуйста, возьмите себе за правило отвечать «вставлено в расписание» в ответ на все мои просьбы что-либо внести в календарь (разумеется, предварительно выполнив их). Отсутствие каких-либо записей в календаре чревато серьезными проблемами, поэтому в таком деле важен контроль.

34. Незачем отслеживать дальнейшие контакты с кем-либо после телефонного разговора – за исключением случаев, когда Тим просит об обратном или когда от нас чего-то требуют.

35. Отправляйте все просьбы о разговорах на сверхсекретный адрес, следите за тем, чтобы получение было подтверждено. [Но вместе с тем см. пункты 38 и 39.]

36. Запросы по иностранным языкам (например, о приобретении прав, о том, переведена ли книга на какой-либо язык, и проч.) направляйте сотруднику моего издательства.

37. Замена адреса для Random House – ХХХХ.

38. Прежде чем договариваться о разговоре на конкретную дату, выясните, устраивает ли она Тима, поскольку он может в это время находиться в поездке.

39. Внося информацию о разговорах и встречах в календарь, выясните также, какие темы предполагается обсудить, и укажите их в календаре для Тима, чтобы он мог подготовиться. Кроме того, попросите запасной номер телефона – на случай, если не удастся связаться с Тимом. [Если я не за границей, я почти всегда предусматриваю возможность позвонить мне – это гарантия того, что встреча не сорвется.]

40. Внося информацию в календарь, указывайте инициалы в строке темы, чтобы мы знали, кто из виртуальных помощников внес ту или иную информацию.

41. Прежде чем переслать Тиму запрос, соберите сведения о нем – например, рейтинг на Alexa, возможные даты, ссылку на предыдущие контакты и события, бюджет, подтвержденное участие других сторон и проч. Затем отправьте эту информацию Тиму для изучения.

42. На запросы о «методе РХ» отвечайте так:

«Привет, [имя],

благодарю за вопрос о методе РХ, однако страница с этим методом разработана как шаблон, которым можно воспользоваться при тестировании собственных идей и товаров.

Мы не знаем точно, намерен ли Тим в будущем продавать метод РХ, но в настоящее время ничего подобного не планируется. Тем не менее мы признательны вам за проявленный интерес. Спасибо!»

[Я получил совсем немного писем от читателей, которые не видели оговорки на пробной странице с методом РХ и поэтому пытались заказать товар, неготовый к продаже.]

43. Загрузите программу просмотра eFAX, чтобы просматривать факсы Тима. Номер его факса – ХХХХ.

44. На запросы о мероприятиях или выступлениях можно отвечать следующим образом:

«Спасибо за ваше письмо и приглашение для Тима. Из приглашения ясно, что мероприятие намечено на такое-то апреля такого-то года в Портленде, Орегон [например]. Прежде чем я сообщу эту информацию Тиму, не могли бы вы ответить на несколько вопросов, чтобы мы могли принять более взвешенное решение?

• Вы хотели бы, чтобы Тим присутствовал на мероприятии от начала до конца?

• Сколько времени должен занять основной доклад? Или предполагаются вопросы и ответы?

• Вы оплачиваете затраты на билеты и размещение наряду с оплатой выступления?

• Какой гонорар вы предлагаете за основной доклад?

• Кто-нибудь из докладчиков уже подтвердил свое участие?