Как работать по четыре часа в неделю

Если у вас всего один почтовый аккаунт, рекомендую пользоваться такими компьютерными программами, как Outlook или Mail, вместо сетевых вроде Gmail по одной простой причине: увидев новые письма в своем ящике, вы будете открывать их. Как говорят в «Анонимных алкоголиках», «если не хочешь поскользнуться, не ходи туда, где скользко». Вот почему я пользуюсь личным аккаунтом, чтобы посылать письма помощнику и поддерживать связь с друзьями. Этот ящик почти всегда пуст.

Электронная почта – то, что люди готовы доверить кому-то другому в последнюю очередь. Руководители компаний из списка Fortune 500, авторы бестселлеров, знаменитости, десятки знакомых мне людей, действующих с максимальной эффективностью, делегируют любые задачи, кроме электронной почты, считая, что с ней способны справиться только они. «За меня никто почту не проверит» – убеждение, которое никто не оспаривает, а неоспоримая похвальба «я отвечаю на все электронные письма, какие только получаю» удерживает многих перед компьютером по 8–12 часов кряду. Это невесело, к тому же мешает заниматься более динамичной и благодарной деятельностью.

Пересильте себя. Мне пришлось это сделать. Проверка электронной почты – отнюдь не редкий талант, которым обладаете только вы.

В сущности, проверка электронной почты – не что иное, как процесс. Ваша оценка и дальнейшие действия (удалить, переместить в архив, переслать, ответить) – всего лишь ряд вопросов, которые вы задаете себе бессознательно или осознанно. Я составил «Рабочие правила Тима Ферриса»; мои помощники пополняют их, когда я присылаю им по почте письма с темой «Добавить в правила». Проработав с виртуальным помощником неделю или две, вы наверняка сформулируете набор правил, свидетельствующих о том, как ваш мозг обрабатывает электронную почту. Возможно, эти правила дадут вам понять, насколько беспорядочен ваш подход к обработке. Чтобы сэкономить вам время, я привожу здесь собственные «правила».

Вот несколько советов.

1. Назначение даты и времени встреч и совещаний отнимает массу времени. Поручите помощнику вносить такие события в ваш Google Calendar. Свои пункты я вношу с помощью Palm Z22 или iCal, затем пользуюсь Spanning Sync и Missing Sync для Palm OS, чтобы полностью синхронизировать работу. На сверхлегком ноутбуке Sony VAIO, которым я по-прежнему пользуюсь в поездках, я обращаюсь к Google Calendar с помощью CompanionLink. Совещания или телефонные звонки я группирую в один-два назначенных дня, с интервалом около 15 минут. Если растягивать их на всю неделю, ни на что другое уже не хватит внимания. (Обновление за 2009 год: Palm Z22 отправился на выброс, теперь я пользуюсь 13-дюймовым MacBook и BusySync, синхронизируя iCal с Google Calendar.)

2. Заходя в почтовый ящик, отданный помощнику, и отвечая на какие-либо письма, делайте копии, чтобы помощник знал, что эти письма уже обработаны.

3. Заранее настройтесь на появление мелких проблем. Жизнь полна компромиссов, необходимо допускать незначительные неприятности, если вы хотите справляться с важными делами. Это неизбежно. Либо предотвращайте все проблемы и смиритесь с тем, что больше у вас ни на что не хватит времени, либо допускайте мелкие и приемлемые проблемы и сосредоточьтесь на значительных делах.

Вы готовы рискнуть и попробовать доверить помощнику Святой грааль? Вот как следует действовать:

1. Точно определите, какими аккаунтами вы будете пользоваться и как надо отвечать на входящие письма (или как сортировать и удалять их).

2. Найдите удаленного помощника.

3. Сначала проверяйте надежность, потом навыки. Поручите трем наиболее подходящим кандидатам выполнить какое-либо задание в сжатые сроки (за 24 часа), а потом нанимайте выбранного и давайте ему доступ к своему ящику.

4. Установите испытательный срок 2–4 недели, чтобы прощупать почву и выяснить, какие проблемы могут возникнуть. Повторю еще раз: проблемы будут. Чтобы дела пошли по-настоящему гладко, требуется не меньше 3–8 недель.

5. Разработайте идеальный дизайн жизни, найдите, чем заняться, кроме как чахнуть над письмами. Заполните пустоту.

Рабочие правила Тима Ферриса

[101]

[Обратите внимание на форму вопросов и ответов: некоторые из вопросов – стандартные, предназначенные для удаленных помощников, некоторые добавлены моим помощником, который компилировал этот текст.]

Пароли

Требования к команде

[Я часто поручаю старшим помощникам руководить 4–5 другими «младшими удаленными помощниками», которые выполняют определенные повторяющиеся задачи, зачастую за плату вдвое меньше часовой ставки старшего помощника. Старший помощник при этом выполняет функции офис-менеджера, а в некоторых случаях – исполнительного директора.]

• Загрузите www.alexa.com – Toolbar.

• Изучайте статистику, рейтинг торговых перспектив и возможности совместных предприятий.

• Сроки превыше всего. Помните о них и будьте пунктуальными!