Как учиться с толком для карьеры и удовольствием для себя

Обязательно следует различать — сами вы решили, что дело важное или срочное, а может быть, такую оценку вам кто-то подсказал или даже навязал. В последнем случае стоит подумать, насколько эта оценка объективна.

Конечно, верно оценить значимость и неотложность дела не всегда бывает просто. Здесь требуется и здравое рассуждение, и интуиция, а также опыт и навыки. Однако все это — дело наживное.

Сочетание критериев важности и срочности приводит к следующей классификации дел.

Группа А: дела важные и срочные. Они являются приоритетными, откладывать такие дела не следует.

Группа Б: дела важные, но не срочные. Хвататься немедленно за такие дела не обязательно. Однако для них надо выделить время и непременно зафиксировать это в вашем инструменте планирования.

Группа В: дела срочные, но не важные. Выделение таких дел в отдельную группу следует из принципа — не все срочное является важным. Не надо поддаваться гипнозу срочности, к тому же она может оказаться мнимой.

Как правило, работу с делами этой группы можно поставить во вторую очередь.

Группа Г: дела не важные и не срочные. Их спокойно можно отложить на потом. Чаще всего оказывается, что вы немного потеряли, оставив такие дела вообще без внимания.

Второе — одно и то же дело можно выполнить различным образом, потратив соответственно разное время. Поэтому, планируя мало-мальски сложное дело, не пожалейте времени на поиск рационального порядка действий.

Простой пример. Вам необходимо побывать сегодня в нескольких местах большого города. Выбор оптимального маршрута сэкономит немало времени. Для этого понадобится карта города, схема транспорта, информация об интервалах его движения, о вероятности пробок в различное время дня и т. п. Разнообразную оперативную справочную информацию можно получить с помощью Интернета.

Третье — сколько времени понадобится для той или иной работы. Ответ на этот вопрос ищите прежде всего в своем личном опыте. Чтобы таковой накопить, следует замечать, сколько времени вы тратите на различные дела. Полезно хотя бы иногда проводить полный учет расхода времени за определенный период. Такой хронометраж часто открывает человеку глаза — на что же уходит его время.

Жизнь показывает: на работу, как правило, уходит больше времени, чем предполагалось. Этот огорчительный разрыв можно сократить, если предусмотреть, какие помехи возможны в работе и как с ними бороться.

Четвертое — выбор разумной последовательности дел может сберечь немало времени. Начинать надо с легкого и приятного дела, с которым удастся быстро справиться. На таком деле человек «разогревается», втягивается в работу. Кроме того, успешное завершение дела повышает настроение, прибавляет уверенности в себе. Есть еще один довод в пользу приоритета несложного дела — его легче начать без промедления.

Ваш труд будет эффективнее, если разумно чередовать работы. Так, не стоит напрягать сверх меры уставшую голову, лучше перейти к работе, которую можно делать механически. Долгое сидение за столом стоит сменить на работу, требующую физической нагрузки.

Почти у каждого из нас есть время суток, когда работается особенно хорошо. На эти часы и планируйте наиболее сложную работу.

Пятое — лучше и быстрее выполняется работа, которую в данный момент хочется делать. Поэтому, при прочих равных, такой работой и следует заняться.

Может быть, эта программа планирования времени покажется вам слишком сложной и трудновыполнимой. Не бойтесь: по мере накопления опыта вы приобретете навыки планирования времени. Часть операций перейдет на уровень подсознания, и вы все быстрее станете справляться с этим делом.

7.2. Где еще искать резервы времени

Если внимательно проанализировать, на что мы расходуем время, можно отыскать немало минут и даже часов, которые тратятся не лучшим образом. Как обратить это гиблое время себе на пользу? Ответ в следующих рекомендациях.

Отсекайте необязательные, бесполезные дела и занятия.

О том, что большую часть неважных и несрочных дел можно вообще не делать, я уже говорил.

Обычные пожиратели нашего времени — телевизор, газеты, разноцветные журнальчики, компьютерные игры, карты, пустопорожняя болтовня, особенно по телефону.

Приучите себя не смотреть все подряд по «ящику», а выбирать действительно интересные и полезные для вас передачи. При строгом отборе таких передач окажется совсем не много. Найдите в себе силы вежливо, но настойчиво завершать пустые разговоры, а также вовремя оторваться от игры, журнала, детектива. Напомню жесткие строчки Марины Цветаевой:

Глотатели пустот,
Читатели газет!
Учитесь говорить «Нет».

Так называется специальная глава в толковой книге Полли Берда. Если бездумно исполнять все просьбы, с которыми к вам обращаются, на собственные дела останется слишком мало времени. К сожалению, у всех нас есть знакомые, которые без каких-либо колебаний посягают на наше время. Они твердо уверены в первостепенности своих личных дел и забот.