Как внедрить CRM-систему за 50 дней

Еще одна сторона в рабочей группе – это представители разработчика. Техническое задание должны понимать не только вы, но и разработчики, чтобы максимально точно его реализовать. Я уже говорил, что интеграторы и разработчики CRM-системы сами ничего не продавали. Участие стороны исполнителя в рабочей группе позволит ему прояснить непонятные вопросы или алгоритмы процессов и даст вам гарантии, что задание будет реализовано грамотно.

Важно! У рабочей группы должен быть руководитель проекта. Между участниками нужно распределить роли, а также определить границы ответственности. То есть какие вопросы, изменения может принять руководитель проекта, а какие решаются исключительно через руководителя компании. Кроме того, важно предусмотреть для рабочей группы систему отчетности. Она предполагает постановку задач и отчет по их выполнению.

Итоги второго этапа

Итак, итог второго этапа внедрения CRM-продукта – это формирование полного и понятного технического задания. Программисты должны обязательно работать по техническому заданию. Если его нет, то они не смогут учесть все ваши пожелания.

Не ждите, что разработчики, не будучи продажни-ками, угадают ваши потребности и сами найдут для них эффективные решения. Не думайте, что они специалисты, которые разработали десяток систем, поэтому лучше знают, какой должна быть CRM. В таком случае, CRM-систему придется несколько раз дорабатывать. Соответственно, увеличатся сроки ее внедрения, что повлияет на сроки окупаемости.

Некоторые компании отдают разработку технического задания в руки разработчиков системы. Я против такого подхода. Скорее всего, техническое задание будет унифицированным. Максимум – рассчитанное на вашу отрасль, но не конкретно на вашу компанию. Исполнитель знает возможности продукта, но не понимает специфики вашего бизнеса. Работая над техническим заданием, вы сможете выявить слабые места в процессах и не допустить их в CRM. Таким образом, лучше формировать команду из разных специалистов, где каждый отвечает за ту часть внедрения CRM-системы, в которой разбирается.

Шаги этапа проектирования:

1) Сформировать рабочую группу.

2) Описать бизнес-процессы.

3) Составить техническое задание.

4) Согласовать и утвердить техническое задание. Передать его разработчикам.

5.4. Этап 3. Создание продукта (10-28-й день)

Данный этап выполняется группой разработчиков. Разработка решения – это перевод технического задания на язык программирования.

В результате вы получите готовый продукт, т. е. CRM-систему с желаемым функционалом и адаптированную под вашу компанию.

Как правило, программа разрабатывается частями или модулем.

Исполнители представляют каждый модуль заказчику и дорабатывают его при необходимости.

Помимо самого продукта, профессиональные разработчики должны подготовить инструкцию по ее использованию с базовыми положениями.

Итогами третьего этапа внедрения CRM должны стать:

✓ программирование и настройка элементов CRM-системы и их характеристик согласно техническому заданию;

✓ интеграция продукта с другими учетными системами (при необходимости);

✓ составление инструкции по эксплуатации;

✓ тестирование продукта.

5.5. Этап 4. Внедрение (28-45-й день)

Если первые четыре этапа в большей степени актуальны для индивидуального решения, то проводить внедрение вам придется независимо от того, какую форму продукта вы выбрали.

Если создание продукта полностью ведется на рабочем месте разработчика, то этап внедрения полностью осуществляется на территории заказчика.

В данном случае внедрение предполагает следующие этапы:

1. Установка CRM-системы на рабочие места заказчика.

2. Тестирование правильности функционирования CRM-системы.

3. Наполнение CRM-системы необходимыми данными.

4. Формирование лояльности персонала к CRM.

5. Тренинг для персонала по работе с продуктом.

6. Успешная эксплуатация технологии.

Итогом данного этапа должно стать полноценное, бесперебойное функционирование системы в соответствии с требованиями технического задания. Сотрудники должны уметь работать с технологией и выполнять с ее помощью повседневные должностные обязанности.

Установка CRM-системы на рабочие места заказчика

Если говорить про облачную CRM-систему, то ее установка предполагает скачивание на компьютер приложения. Программа установки сама подскажет шаги и действия для успешного запуска программы. На рабочем столе появится ярлычок клиентского приложения, через который вы будете заходить в приложение. Вам потребуется авторизация через логин и пароль для пользования продуктом.

Что касается коробочного решения, то с его установкой также не возникает сложностей. Так как коробка – это программное обеспечение, вам достаточно его купить и установить с диска на свой компьютер, но конфигурация под вашу компанию стоит времени и сил.