Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками

Программы и информационные системы управления финансовыми потоками

Табличные процессоры

До настоящего времени большинство предприятий и организаций для автоматизации бизнес-процессов управления финансовыми потоками используют программу Excel и другие табличные процессоры.

Форматы и регламент заполнения таблиц создаются постепенно, исходя из информационных потребностей заинтересованных пользователей.

Преимущества простоты применения таких программных средств уравновешены недостатками, связанными с низкой оперативностью обмена информацией между участниками процесса и предоставления отчетности, слабой защитой от сбоев, дублированием данных. Само по себе использование табличного процессора не мешает системно контролировать, например, поступления и платежи, а также формировать оперативную и квартальную казначейскую отчетность. Однако такой подход ограничен объемами платежей порядка 250 – 300 млн руб. в месяц и предполагает значительные затраты времени на поддержку данных в актуальном состоянии.

Табличный процессор MS Excel входит составной частью в программный пакет Microsoft Office соответствующей версии. Как и большинство приложений, входящих в пакет Microsoft Office, табличный процессор обладает свойствами OLE-сервера, что значительно расширяет возможности его применения для создания информационных систем по обработке ценных бумаг [Пикуза, Геращенко, 2007].

Рис. 5.9. Фрагмент кассового бюджета

На рис. 5.9 приведен фрагмент кассового бюджета, сформированного в среде табличного процессора MS Excel. Наиболее ценным качеством использования табличного процессора для автоматизации бизнес-процессов является накопление информации в структурированной форме и возможность создания относительно простых автоматизированных систем, которые в дальнейшем могут использоваться как рабочий прототип для более мощных информационных систем, разрабатываемых на основе более прогрессивных программных продуктов.

Электронная почта

Электронная почта (E-mail) относится к одному из старейших сервисов Интернета. В настоящее время электронная почта остается удобным средством обмена деловой и частной информацией. Современные интернет-обозреватели часто содержат в качестве структурной составляющей программу работы с электронной почтой. Например, в состав пакета Internet Explorer 3.0 включена программа Internet Mail, предоставляющая большие возможности работы с электронной почтой.

Программы электронной почты часто используются для установления электронных коммуникаций между участниками территориально распределенной системы управления финансовыми потоками. Программное обеспечение на базе электронной почты используется в качестве программного наполнения информационной системы для автоматизации бизнес-процессов в компаниях и управления финансовыми потоками в государственных казначейских структурах. Это позволяет участникам работать независимо от ее текущего месторасположения. Простейшие процедуры переадресации дают возможность решить проблему замещения функций финансового менеджера в случае его временного отсутствия.

Примером может служить использование электронной почты в системах коммуникаций государственного и муниципальных казначейств России.

Схема корпоративной электронной почты, использующейся казначейством, представлена на рис. 5.10.

Обмен почтовыми сообщениями осуществляется в защищенном режиме с применением электронной подписи.

Для выбора почтовой программы следует воспользоваться рейтинговыми показателями, с помощью которых можно провести многокритериальную оценку планируемой к применению электронной почты и использовать полученные результаты в разрабатываемой информационной системе.

При работе в электронной почте в казначействе обычно придерживаются следующих критериев:

• скорость обмена информацией по электронной почте;

• обеспечение необходимого уровня секретности переписки;

• антивирусные возможности;

• документирование результатов обмена сообщениями;

• удобство интерфейса;

• стоимость внедрения и сопровождения.

Рис. 5.10. Схема электронной почты корпоративного казначейства