Хватит платить за все! Снижение издержек в компании

Соблюдайте порядок. Соблюдение порядка означает установление мест расположения предметов на рабочих местах и поддержание такого порядка в будущем. Как правило, целесообразно изготовить или приобрести какие-то поддоны, лотки, ящики и т. п. для удобства размещения предметов.

Применение данного принципа позволяет:

• обеспечить безопасность рабочих мест;

• снизить потери времени на перемещения и передвижения, связанные как непосредственно с работой, так и с поисками нужного предмета.

Предметы следует располагать на видном месте таким образом, чтобы их можно было легко взять и потом положить на место.

Любопытно, что аналогичные правила были разработаны еще в СССР Центральным институтом труда в 1920-х гг.

Хотелось бы подчеркнуть, что эти правила универсальны и не обязательно относятся к производству.

Однажды я был на совещании у одного руководителя в энергетической компании. Меня поразили огромные кипы бумаг, выложенные на подоконник его кабинета. Подоконник был метров трех шириной, и стопки бумаги достигали полуметра в высоту. Подозреваю, что найти в них нужный документ было бы весьма проблематично…

Содержите рабочее место в чистоте. Данное правило означает, что рабочая зона должна постоянно поддерживаться в чистоте, для чего нужно организовать периодические уборки силами самих работников.

Для этого необходимо:

• создать схему рабочих мест, определить в ней зоны для уборки;

• определить периодичность и график выполнения уборок;

• назначить ответственных за чистоту в каждой конкретной зоне уборки;

• контролировать проведение уборок.

Обычно уборка производится в начале и конце рабочего дня, а также при вынужденных простоях, если таковые бывают. Уборке достаточно посвятить всего лишь несколько минут, а результаты будут видны сразу же.

Ключевой момент в выполнении данного правила – создание привычки убирать рабочее место. При этом не обязательно прибегать к материальному стимулированию персонала, достаточно использовать нематериальные поощрения. Ведь никто не платит премии человеку, который утром и вечером чистит зубы? Да и в грязи находиться никому не хочется…

Эффект от применения данного правила состоит не только в создании комфортных условий работы (что косвенно влияет на производительность), но еще и в предупреждении аварийных ситуаций. Где легче разглядеть трещину и потеки масла: на чистом станке или на грязном и заваленном стружкой? На какой машине легче разглядеть места, которые начинают ржаветь: на чистой или грязной? Ответ очевиден.

Стандартизуйте процессы. Стандартизация означает закрепление первых трех правил в соответствующих инструкциях, доведение их до персонала, поддержание исполнения этих правил, а также организацию контроля и поощрения работников. Стандартизация подразумевает разработку и применение контрольных форм документов. Знаете шутку про «Макдоналдс» о том, что это сеть бесплатных туалетов по всему миру? Так вот, в туалетах «Макдоналдса» висит пример такой контрольной формы – по уборке.

Кроме того, инструкции должны быть максимально простыми, в идеале – представлять собой картинки или схемы. Визуализация обеспечивает эффективность восприятия правил.

Эффект от стандартизации сводится к усилению действия первых трех правил, поскольку их выполнение становится более контролируемым.

Совершенствуйте порядок. Совершенствование заключается не только в непосредственном улучшении уже существующих процедур в соответствии с правилами 5S. Совершенствование направлено на закрепление привычки и формирование потребности у персонала в выполнении этих правил.

Для этого необходимо вовлечь всех работников в выполнение правил. Причем правила должны быть обязательны для всех – от уборщицы до директора. Только тогда они будут работать. Почему? Это уже психология. Почему рядовых автомобилистов раздражают так называемые мигалки? Потому что «все животные равны, но некоторые животные равнее». Когда правила исполняются всеми, действительно поголовно всеми, – тогда и соблюдать их проще.

Можно использовать механизмы наглядной агитации, которые работают, хотя стары как мир. Например, можно сделать фотографии рабочего места до и после уборки. Это, с одной стороны, контроль, а с другой – демонстрация преимуществ чистоты и порядка на рабочем месте.

Для совершенствования порядка необходимо также проводить аудиты рабочих мест, чтобы выявить возможности для дальнейшего улучшения. Важно, чтобы по результатам аудитов было не «наказание невиновных, награждение непричастных», а действительно вносились предложения по корректировкам процедур соблюдения порядка на рабочих местах.

«Защита от дурака»