Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Босс в роли редактора

При пересылке электронного письма внутри компании, вашим коллегам и начальству, приходится подчищать или, того хуже, переписывать текст. Высокая ответственность – и высокая зарплата – напрямую связаны со способностью письменно выражать свои мысли, хотя люди нередко забывают об этом.

Определите предмет обсуждения в самом начале письма. Первые строки не должны сбивать адресата с толку или создавать интригу.

Функция электронной почты – оперативный обмен информацией, поэтому сообщения должны быть краткими и четкими. Старайтесь формулировать мысли просто и ясно. Это ценится превыше всего.

Как надо

• Выбирайте понятные общеизвестные слова.

• Используйте короткие предложения.

• Начинайте предложение с подлежащего и сказуемого.

• Делайте абзацы короткими – пусть адресату будет удобно читать текст.

Как не надо

• Избегайте длинных, редких, непонятных слов.

• Не перегружайте письмо сложными фразами. Это не роман.

• Не ставьте подлежащее и сказуемое в конец предложения.

• Не делайте абзацы слишком длинными. Это отбивает желание читать текст.

• Не путайте электронное письмо с литературным текстом.

Поучительная история

Я снял трубку и услышал знакомый голос. Вице-президент крупной международной корпорации рявкнул:

– Что вы от меня хотите?

Я был в Чикаго. Он в Париже. Едва не лишившись дара речи, я пролепетал:

– Видите ли, я… я…

Спустя секунду я понял, что случилось. Во всем виновато мое письмо. Сумбурное и невнятное. Он был вынужден разыскать меня, чтобы разобраться. Я отнял у него драгоценное время.

Меня спас инстинкт самосохранения. Я собрался и скороговоркой выпалил основные тезисы, которые должен был изложить в письме. Так я получил урок на всю жизнь. Если ты пишешь e-mail, сразу бери быка за рога и постарайся донести главное.

Глава вторая Обмен информацией

К вашему сведению

Jenn,

Предмет обсуждения

This is just to tell you that I sent the budget to Lumina. Sue signed off on it yesterday. In the cover letter we made it clear that we want written confirmation of the variance limits.

Первое следствие

If they don’t send it, I will inform them in writing that our projections will be used in future negotiations.

Второе следствие

Based on our discussions, I think they’ll send the variance report. But we’ll see.

Подтверждение доброй воли

I’ll keep you informed.

Regards,

Michelle Nollebaum

Assistant Budget Analyst

Vector, Inc.

michellenollebaum@vector.com

Инструменты

В первой же фразе дайте понять: ваша цель – проинформировать получателя. Иначе вы рискуете вывести его из себя.

Держать людей в курсе событий – благое дело, но не стоит заставлять их читать письма, которые не требуют срочного внимания. Если вы не укажете в первой строке, что просто сообщаете свежую информацию, вы невольно введете адресата в заблуждение. Мало написать это в теме письма. Если у человека много дел, он открывает письма одно за другим, не глядя на темы. Предупредите его, о чем пойдет речь, в начале текста.

Помните, электронное письмо – синоним действия

Деловые люди открывают e-mail, чтобы выяснить, что нужно сделать: принять решение, ответить на вопрос, исправить положение, назначить встречу, проанализировать план и так далее. Это значит, что получатель ищет призыв к действию.