Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете

Во-первых, она старается как можно активнее пресекать кризисы на корню. Поскольку длинные и затянутые собрания неэффективны, Харрис планирует регулярные короткие встречи с каждым из сотрудников, подчиняющихся ей напрямую. У этих встреч всегда есть повестка дня, но, поскольку коллеги знают, что они будут проходить регулярно, «многие могут придержать большие насущные вопросы до этой встречи», говорит она. Больших вложений времени не требуется — две 15-минутные встречи в неделю с каждым из семи непосредственных подчиненных сводятся всего к 210 минутам в неделю, что меньше четырех часов, однако они позволяют радикально сократить отвлекающие факторы в остальное время. Кроме того, сейчас организация переходит на «рабочую среду, ориентированную только на результат» (Results-Only Work Environment) — программу, которую несколько лет назад запустили в компании Best Buy. Она позволяет людям работать где угодно, когда угодно и сколько угодно при условии, что работа выполняется. Такая модель требует ставить весьма конкретные цели, сроки и обязательства, что в любом случае оказывается хорошей техникой управления, даже если все сидят за своими столами. В то время как в обычных условиях из-за нечетких указаний, которые потом приходится прояснять, тратится неопределенное количество времени.

Вторая стратегия — сократить время, доступное для не самых ценных видов деятельности. Чтобы этого добиться, надо установить разумный лимит на общее количество рабочих часов. Триста Харрис стремится к 40 часам. Харрис Брукс, директор многопрофильной больницы Пало-Пинто, старается уходить в пять вечера каждый день, так же поступает Кэрол Фассбиндер-Орт. Джон Эннер, глава фонда East Meets West, ориентируется на 17:30. Работать по 30–50 (максимум 60) часов в неделю — абсолютно разумно, какую бы должность вы ни занимали.

Потом, ограничив свои рабочие часы, старайтесь заполнить большую часть доступного времени более ценной работой. Триста Харрис выделает большие промежутки времени в понедельник, среду и пятницу на разработку стратегий. Но прежде чем запланировать это время, она выбирает вопрос, который будет обдумывать, и собирает все необходимые материалы. В эти часы ее дверь закрыта, как и электронная почта. Она размышляет о новых стратегиях привлечения средств, тенденциях в благотворительности на десять лет вперед или о сферах, которые Headwaters стоит охватить или исключить. Если вы работаете в офисе с общим электронным расписанием, в которое люди могут вставлять встречи, пометьте то время, когда вы занимаетесь особенно ценной работой, как занятое. Если вопрос будет достаточно важным, вас найдут. Но обычно он не настолько важен.

Можно сделать еще один шаг и запланировать время для «хозяйственных» дел на работе, которые необходимо выполнить. Харрис обычно разбирается с электронной почтой с 14:30 до 15:30. Она проверяет ящик и в другое время, чтобы посмотреть, не пришло ли чего-нибудь срочного, но не отвечает сразу. Недавно я познакомилась с женщиной, которая сказала мне, что выделяет временной промежуток в пятницу утром, чтобы сделать необходимые, но не самые важные звонки. Когда кто-то просит назначить ему время, она подключает ассистентку и говорит: «Мы обязательно свяжемся. Подойдет ли вам пятница?» Для ассистентки это код — значит, дело не относится к приоритетным, и такие звонки можно запланировать на пятничный блок один за другим.

Есть и другие способы минимизировать дела, которые не относятся к ключевым компетенциям. Не надо никуда ездить, если в этом нет абсолютной необходимости. Я уверена, что общаться с вами — одно удовольствие, но, возможно, клиенты не жаждут видеть вас так часто, как вам кажется, особенно если поездки оплачивают они. Возможно, они даже подозревают, что в самолете по дороге в их офис вы смотрите кино, а не работаете над порученным вам проектом. Попробуйте программное обеспечение для телеконференций. Люди, которые пользовались самыми продвинутым версиями, утверждают, что это невероятно похоже на встречу вживую в одной комнате. Работайте из дома при любой возможности и не поддавайтесь искушению пойти на не очень важное лично для вас собрание только потому, что там будет ваш босс и предложат пончики. Больше того, последуйте примеру Джона Эннера из фонда East Meets West Foundation и постарайтесь установить правила для личных встреч — у каждой такой встречи должен быть смысл, повестка, крайне ограниченный срок, вывод и тенденция задействовать скорее больше, чем меньше народу. Измените свой подход. Вас пригласили на собрание не потому, что вы важны, а потому, что, по мнению других, вам больше нечем заняться!