Коммерческие закупки. Взгляд изнутри.

Уважаемый поставщик!

Прошу Вас уделить особое внимание оформлению документов при работе с нашей компанией. Мы выдвигаем следующие требования к оформлению счетов-фактур и накладных.

1. Форма счета-фактуры должна соответствовать требованиям _____________.

2. В графе «Адрес покупателя» должен быть указан наш юридический адрес:

3. В графе «Грузополучатель» должен быть указан один из следующих грузополучателей, в зависимости от конкретного адреса поставки: _________________.

4. В графе «Дополнительные условия» должен быть указан номер вагона или машины.

5. Накладная должна быть выполнена по форме «Торг-12».

6. В графе «Основание» должен быть указан номер действующего договора.

7. Документы должны быть переданы по факсу ______________ в день отгрузки товара.

8. Оригиналы документов должны быть отправлены по нашему почтовому адресу в течение 2 дней по факту получения нами товара — сразу после уточнения фактически полученного количества и качества товара. Наш почтовый адрес:

___________________________________________________________________.

Уточнить фактическое качество и количество товара можно по телефону _______, контактное лицо ________________ (Ф. И. О.)

9. Уточнить все другие интересующие Вас вопросы Вы можете у следующих сотрудников нашей компании:

по поводу оформления документов: ____________ (Ф. И. О.), телефон ________;

о произведенных в Ваш адрес платежах: ________________ (Ф. И. О.), телефон _________;

по поводу актов сверки, штрафов и просроченных задолженностей звоните _______________ (Ф. И. О.), телефон __________________.

Спасибо за сотрудничество.

Если вам приходится по несколько раз в день объяснять одно и то же разным людям, отвечать разным поставщикам на одни и те же вопросы, не проще ли будет разработать небольшую инструкцию, которая облегчит жизнь и вам, и вашим поставщикам?

У этой инструкции есть только один недостаток. Когда отправляешь ее кому-нибудь по факсу, а она плохо проходит, тут же перезванивает представитель поставщика и говорит: «Вы сейчас передавали нам факс, а он плохо прошел. Зачитайте мне, пожалуйста, вслух третью, седьмую, восьмую и двенадцатую строчки, я их впишу».

И вот тогда у вас есть реальный шанс наконец-то проверить, насколько вы терпеливый человек.

А вообще для того, чтобы минимизировать количество мелких проблем с оформлением документов поставщиками, такую инструкцию лучше включить в текст договора. Например, в специально добавленный пункт «Требования к оформлению документов».

Дополнительный сервис

Если ваш поставщик настолько мечтает сделать вас своим клиентом, что обещает вам все дополнительные услуги, которые только может придумать, не стесняйтесь ловить его на слове и вписывать его предложения в договор — либо в пункт «Обязательства поставщика/продавца», либо в отдельный пункт «Дополнительные условия».

Лучше это сделать сразу, на стадии заключения договора, поскольку, как показывает практика, большинство сказочных обещаний забывается поставщиком либо сразу после его подписания, либо на следующий день после поступления оплаты за товар на его расчетный счет.

Кстати, иногда, вписав в договор какое-нибудь опрометчиво данное поставщиком обещание, можно получить от него неожиданный сюрприз в виде явного недоумения или даже возмущения по поводу облечения его необдуманных устных обещаний в печатное слово юридического документа.