Читаем Компьютер – это просто! полностью

Компьютер – это просто!

Рис. 4.22. Диалоговое окно Переместить/скопировать

Обязательно поставьте флажок напротив Создавать копию. Щелкните OK или нажмите Ввод.

В книге появится новый лист «Итог (2)».

Повторите операцию. Появится лист «Итог (3)».

Удалим листы «Приход» и «Расход». Для этого вызовем контекстное меню листа «Приход» и выберем Удалить. То же самое сделаем для листа «Расход».

Переименуем «Итог (2)» в «Приход», а «Итог (3)» в «Расход». Для этого вызовем контекстное меню листа «Итог (2)» и выберем Переименовать. Наберем текст «Приход». Нажмем Ввод.

Повторим операцию для листа «Итог (3)».

Перейдем на лист «Приход», для чего щелкнем по ярлычку листа. Поставим курсор на В2 и откорректируем текст в ячейке. Для этого нажмем F2, выделим текст «Бюджет» и наберем текст «Приход». Потом выделим предлог «на» и наберем «в». После слова «год» добавим букву «у». Получим текст «Приход семьи в 2 003 году».

Закончим операцию клавишей Ввод.

Такие же изменения сделаем на листе «Расход», только вместо слова «Бюджет» наберем слово «Расход».

Типы данных

Встанем на лист «Приход». В ячейки, стоящие на пересечении дня и месяца, мы будем заносить денежные суммы, которые поступают в семью. Это будут числа с двумя десятичными знаками. Excel должен это знать, так что давайте объясним ему это.

Выделим ячейки с 1 января по 31 декабря (встаньте на ячейку 1 января и при нажатой клавише Shift с помощью стрелок перейдите на ячейку 31 декабря).

Теперь, установив указатель мыши на выделенное, вызовите контекстное меню и выберите Формат ячеек закладку Число (рис. 4.23).

Рис. 4.23. Диалог Формат ячеек. Закладка Число

В поле Числовые форматы укажем Числовой, в поле Число десятичных знаков выберем 2 (по умолчанию тоже стоит 2), поставим флажок Разделитель групп разрядов , в поле Отрицательные числа выберем вторую строчку – отображение красным цветом. Нажмем Ввод.

Для дальнейшего удобства в работе изменим масштаб отображения. Для этого уйдем в начало листа (Ctrl+Home) и выделим все ячейки до 31 декабря.

В раскрывающемся списке Масштаб панели инструментов выберем По выделению.

Теперь вся форма хорошо видна.

То же самое сделаем на остальных двух листах. Сохраним сделанные изменения (Shift+F12).

Итак, формы «Приход» и «Расход» готовы к заполнению. Надо научить их считать. Мы займемся этим в разделе «Формулы».

Формулы

Кроме тех типов данных, которые указаны в поле Числовые форматы диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 4.23), существует еще один формат данных, который называется формулой и может храниться в ячейке. Этот формат указывает программе Excel, что прежде, чем поместить значение в ячейку, это значение надо вычислить. Звучит сложно, не правда ли? Но не пугайтесь. Понять труднее, чем пользоваться, – это часто бывает.

Встанем на лист «Приход» в ячейку со словом «Баланс». Заменим слово «Баланс» на слово «Приход».

В ячейках С6, С7… С17 мы хотим иметь суммы поступлений за все дни текущего месяца. И здесь нам не обойтись без формул. Пускай программа, как очень быстрый калькулятор, сложит все поступления в январе и результат поместит в ячейку напротив января – С6. Как это сделать?

Установите курсор в ячейку С6. Наберем формулу =cyMM(D6:AH6) и нажмем Ввод.

Объясним эту формулу.

Знак равенства (=) говорит программе, что ей придется поработать как калькулятору. Сумм – это функция суммирования[57], а в скобках указан диапазон ячеек для суммирования: D6 – начальная ячейка, AH6 – конечная ячейка.

Именно двоеточие между начальной и конечной ячейками говорит о том, что задан диапазон ячеек.

Внимание!

Формула всегда начинается со знака равенства (=).

Наберем такие же формулы в ячейках С7, С8… С17. При наборе формул программе не важно, какими буквами вы набираете имена столбцов – прописными или строчными. Главное, чтобы они были английскими.

Далее, мы хотим, чтобы в ячейке С5 подсчитывалась сумма по всем месяцам. Для этого наберем в С5 такую формулу:

=с6+с7+с8+с9+с10+с11+с12+с13+с14+с15+с16+с17

и нажмем Ввод.

В этой формуле функция не используется, а используются знаки арифметических операций (табл. 4.3).

Таблица 4.3. Знаки арифметических операций

Проверьте, работают ли ваши таблицы так, как надо. Наберите в ячейке какого-либо дня число и нажмите Ввод. Если все правильно, то это число появится в итоговом столбце и в ячейке «Всего».

Сохраните изменения (Shift+F12).

Осталось реализовать функцию баланса: суммировать доходы и вычитать расходы.