Компьютер – это просто!

Начиная с версии Excel 7.0 в программу была встроена функция Автовычисления. Теперь достаточно просто выделить нужные ячейки, чтобы увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния в нижней части экрана. Более того, вызвав контекстное меню этой строки состояния, вы можете выбрать тип результата: среднее арифметическое, количество значений, количество чисел, максимум, минимум, сумма выделенного диапазона.

Автоввод – выбор из списка

Для ускорения ввода данных в Excel начиная с версии 7.0 предусмотрен режим Автоввода. При вводе текста в ячейку производится автоматическое сканирование значений ячеек, введенных в этот столбец ранее. Если соответствие найдено, то Excel предлагает поместить найденное значение в новую ячейку. Если вас этот вариант устраивает, то достаточно нажать Ввод. Если не устраивает – просто продолжайте набирать свой текст.

Кроме того, при вводе текстовых данных можно воспользоваться командой Выбрать из списка, которая есть в контекстном меню ячейки. В результате под ячейкой ввода появляется список значений, которые уже введены в предыдущие ячейки этого столбца. Выбор осуществляется щелчком мыши или стрелкой управления курсором с последующим нажатием на Ввод. Это позволяет не тратить время на ввод с клавиатуры текста, который был введен ранее.

Фильтры

Использование фильтров позволяет просматривать в таблице только те строки, которые удовлетворяют определенным условиям. При этом строки, которые не удовлетворяют условиям, скрыты. Возможны два способа фильтрации данных: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Этот режим устанавливается командой Данные Фильтр Автофильтр. В этом режиме в нижней части заголовка каждого столбца появляется кнопка со стрелкой, которая служит для задания условия отбора строк. Если автофильтр активен, то кнопка открытия списка окрашена в синий цвет, а в строке состояния есть соответствующее сообщение. Номера строк также окрашиваются в синий цвет, причем строки, не удовлетворяющие условию фильтра, не отображаются.

Для одного столбца можно задать несколько условий отбора. При этом в условии можно использовать символы подстановки «*» и «?».

Критерии отбора можно задавать одновременно для нескольких столбцов. В этом случае будут отображаться только те строки, которые отвечают условиям для всех столбцов одновременно, то есть условия отбора для разных столбцов объединяются по принципу «и».

Чтобы отменить фильтрацию, нажмите кнопку с синей стрелкой и в ниспадающем списке выберите строку Все. Стрелка на кнопке опять станет черного цвета. Для отказа от режима фильтрации повторите команду Данные Фильтр Автофильтр.

Автоматическое подсчитывание итогов

При работе с таблицами часто требуется подсчитать промежуточные итоги для тех или иных групп данных.

В Excel существует процедура автоматического подсчитывания итогов (Данные Итоги). В появившемся диалоговом окне надо указать, при изменении в каком столбце подсчитывать итоги, и выбрать операцию (сумма, среднее, максимум, минимум и т. д.). Потом надо указать, в какие столбцы добавить эти итоги и где их расположить (под данными или в начале таблицы). По умолчанию итоги размещаются под группами данных. После нажатия кнопки OK Excel автоматически сформирует промежуточные итоги в соответствии с указанными параметрами.

При добавлении итогов слева от таблицы появляется графическая схема, отображающая структуру документа. При помощи кнопок «+» и «-» можно в любой момент скрыть/показать те или иные детали документа в пределах одной группы строк.

Структуру документа можно отобразить при помощи команды Данные Группа и структура Создание структуры. Чтобы удалить структуру, воспользуйтесь командой Данные Группа и структура Удалить структуру.

Чтобы убрать с рабочего листа автоматические итоги, выполните команду Данные Итоги Убрать все.

Печать заголовков таблиц

При печати многостраничных таблиц чаще всего требуется, чтобы заголовки столбцов печатались на каждой странице. Для этого выполните команду Файл Параметры страницы, а затем на закладке Лист диалогового окна укажите номера строк заголовков в поле Сквозные строки фрейма Печатать на каждой странице.

Сортировка данных