Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

Access 2007 как реляционная система управления базами данных

Access 2007 является настольной системой управления базами данных (СУБД), которая сочетает широкие возможности с простотой использования и дружественным интерфейсом.

Access является СУБД реляционного типа, то есть все данные хранятся во взаимосвязанных таблицах. С основными особенностями реляционной модели хранения информации следует ознакомиться подробнее. Сначала рассмотрим отдельно взятую таблицу с данными (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Пример таблицы базы данных

Каждая таблица базы данных хранит сведения об однотипных объектах или явлениях, которые можно описать одним общим понятием. Например, рассматриваемая таблица содержит информацию о заказах, выполняемых фирмой, а в других таблицах той же базы данных будут храниться такие понятия, как клиенты, поставщики илисотрудники.

Столбцы в таблице базы данных называются полями и служат для хранения отдельных свойств понятия. В каждом поле могут храниться данные одного типа, например текст, числа или даты. Поля имеют названия, которые отображаются в верхней строке таблицы.

Каждая строка таблицы называется записью и содержит всю информацию об одном объекте или явлении. Например, в таблице Заказы (см. рис. 7.1) каждая запись (строка) содержит информацию об одном выполненном заказе. В нижней части таблицы отображается номер текущей записи и их общее количество.

Между отдельными таблицами реляционной базы данных устанавливаются связи, которые позволяют удобно хранить и обрабатывать данные. Например, в уже упомянутой таблице Заказы имеется поле Сотрудник, которое связано с отдельной таблицей Сотрудники. В этой таблице можно хранить расширенные сведения о сотрудниках, а процесс заполнения поля Сотрудник таблицы Заказы будет состоять в выборе фамилии сотрудника из раскрывающегося списка (рис. 7.2). Аналогично можно создать таблицу Клиенты, чтобы хранить в ней расширенные сведения о сотрудниках, и связать ее с полем Клиент таблицы Заказы. Подробно процесс планирования и создания связей будет рассмотрен в уроке 7.4.

Рис. 7.2. Выбор значения поля из раскрывающегося списка, который содержит данные из связанной таблицы

Чем база данных отличается от электронной таблицы

Access является специализированным приложением для хранения упорядоченных данных, однако для этого можно использовать и другие приложения, например Excel. В Excel, как и в Access, данные хранятся в виде таблиц; кроме того, Excel содержит специальные средства для работы с упорядоченными данными, и с помощью этой программы можно создавать простые базы данных.

Несмотря на внешнее сходство, между Excel и Access существует несколько существенных различий.

Excel не позволяет устанавливать реляционные связи между таблицами. С помощью связей в Access можно избежать ненужного дублирования данных и ошибок в процессе обработки информации. Кроме этого, можно совместно использовать данные из разных таблиц.

Access позволяет хранить в таблицах миллионы записей, обеспечивая высокую скорость их обработки.

Access позволяет организовать одновременную работу с базой данных нескольких десятков работников, при этом каждый из них сможет в режиме реального времени видеть изменения, внесенные другими пользователями.

Данные в Access сохраняются автоматически после завершения редактирования текущей записи (в Excel для этого нужно выполнять команду Сохранить).

Таблицы в Access имеют заранее предопределенную жесткую структуру, и вы не сможете в одном столбце хранить данные разных типов или форматировать отдельные ячейки.

Прямо в таблице базы данных Access нельзя выполнять вычисления – для этого нужно использовать запросы.

Таким образом, Excel является подходящей программой для создания маленькой базы данных, которая помещается на одном рабочем листе. Excel имеет ряд существенных ограничений для ведения полноценной базы данных, но может с успехом использоваться для анализа данных благодаря достаточному математическому аппарату.

Запуск Access. Открытие учебной базы данных Борей

Access 2007 можно запустить с помощью строки поиска в меню Пуск или выполнив команду Пуск Все программы Microsoft Office Microsoft Office Access 2007. В отличие от Word или Excel после запуска Access новый документ не создается, а появляется окно Приступая к работе с Microsoft Office Access (рис. 7.3). С помощью этого окна можно открыть недавно использовавшуюся базу данных, создать новую на основе готового шаблона или с нуля.

В комплект поставки Access 2007 входит специальная учебная база данных Борей, в которой хранятся сведения о работе вымышленной торговой фирмы. Для начала работы с учебной базой данных выполните следующие действия.