Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

Какие преимущества имеет СУБД в сравнении с электронными таблицами?

Почему при открытии базы данных некоторые ее функции могут быть отключены?

Для чего используется область переходов?

Какой из объектов базы данных является наиболее важным?

Для чего используются запросы, формы и отчеты?

Вы получили основные сведения о базах данных. В следующем уроке будут рассмотрены приемы работы с готовой базой данных, в качестве которой будет использована уже рассмотренная база данных Борей.

Урок 7.2. Основные приемы работы с данными

Просмотр и редактирование таблиц

Для открытия любой таблицы базы данных для просмотра или редактирования найдите ее в области переходов и дважды щелкните кнопкой мыши на ее значке. Для просмотра содержимого таблицы используйте линейки прокрутки, клавиши управления курсором или панель перехода по записям, которая расположена в нижней части таблицы (рис. 7.7).

Для редактирования данных в таблице можно применять приемы, известные по программе Excel. Например, для изменения значения поля щелкните на нем кнопкой мыши, введите новое значение и нажмите одну из клавиш перемещения курсора – Tab или Enter. Для добавления новой записи нажмите соответствующую кнопку на панели перехода по данным – курсор переместится в конец таблицы, где будет создана новая запись, и вы сможете заполнить ее данными.

Рис. 7.7.Панель перехода по записям

Для удаления записи можно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужной записи в области заголовков строк, выполнить в контекстном меню команду Удалить запись иподтвердить действие в появившемся окне.

Для работы с записями также можно использовать группу команд Записи на вкладке Главная. Эти команды имеют следующее назначение.

Обновить все. Если с базой данных работают несколько пользователей, то с помощью этой кнопки можно увидеть изменения, внесенные другими пользователями.

Создать. Добавление новой записи.

Сохранить. Запись изменений в редактируемой записи. При переходе к следующей записи изменения в текущей сохраняются автоматически.

Удалить. Удаление значения текущего поля. С помощью стрелки в правой части кнопки можно выполнить команды для удаления поля или записи целиком.

Итоги. Включение строки с итоговыми данными в нижней части таблицы. Для вычисления итогов щелкните кнопкой мыши на нужном поле в строке Итоги ииз раскрывающегося списка выберите итоговую функцию.

Орфография. Запуск процедуры проверки орфографии для текстовых полей.

Дополнительно. Отображение меню дополнительных команд для работы с таблицей.

СОВЕТ

Удерживая нажатой клавишу Ctrl, вы можете быстро добавить новую запись, нажав клавишу +, или удалить запись, нажав -.

При просмотре и редактировании данных обратите внимание на следующие особенности:

порядок записей в таблице определяется способом ее сортировки, поэтому поменять записи местами нельзя, а новая запись будет добавляться в конец таблицы;

поле с типом данных Счетчик всегда заполняется автоматически;

на панели быстрого доступа имеется кнопка Отменить, но можно отменить изменения только в последней записи, которую вы редактировали; для оперативной отмены редактирования можно также использовать клавишу Esс;

после редактирования данных в таблице нет необходимости выполнять команду Сохранить, данные сохраняются автоматически при переходе к следующей записи;

в первом столбце некоторых таблиц могут отображаться маленькие квадраты со знаком + внутри; щелкнув на этом знаке кнопкой мыши, можно просмотреть связанные данные из подчиненных таблиц (подробнее о связанных таблицах будет рассказано в уроке 7.4).

Работа с формами

Для редактирования таблиц, состоящих из большого количества полей, лучше использовать формы, которые отображают на экране только одну выбранную запись в виде карточки (рис. 7.8). При использовании в области переходов категории Таблицыи связанные представления формы нужно искать в тех группах, где находятся соответствующие им таблицы. При переключении на категорию Тип объекта все формы будут собраны в одной группе Формы.

Возможности работы с данными при использовании форм не очень отличаются от рассмотренных выше приемов редактирования таблиц:

для смены текущей записи используйте панель перехода по записям (см. рис. 7.7), которая обычно присутствует в нижней части каждой формы;

для перехода по полям можно использовать кнопку мыши и клавиши Tab или Enter;

для работы с записями используйте кнопки в группе Записи вкладки Главная или быстрые клавиши.

Разработчики баз данных могут добавлять на формы дополнительные элементы управления, повышающие удобство работы пользователей, например ссылки для быстрого перехода к связанным объектам базы данных.