Конференц-анатомия

Пример последовательности действий в случае компании «Мономакс» при поиске темы для своего мероприятия:

1) мониторинг научных порталов и форумов – выбор пула тематик, наиболее часто и активно обсуждаемых пользователями, определение наиболее активных персон – экспертов – что волнует всех ученых? Кто наиболее активен в написании статей и материалов на эти темы? Чем специалисты довольны в сложившейся ситуации, а чем – не очень?

2) мониторинг правительственных ресурсов – а что об этом думает правительство, можно ли привлечь к обсуждаемой теме государство? Участие представителей власти – это всегда показатель статуса и серьезности проблемы, а как следствие – серьезности мероприятия

3) мониторинг уже существующих мероприятий по данной теме – все ли вопросы, которые выявили аналитики, поднимаются и обсуждаются. С какого угла зрения? Собирают ли эти мероприятия достаточное количество делегатов (насколько востребована тема?)

4) консультации с экспертами, подтверждение/ опровержение своих идей, поиск единомышленников – более детальное изучение темы, зондирование наиболее «больных» точек

5) выбор и утверждение идеи мероприятия, предварительная формулировка темы.

Из опыта компании «Мономакс», 2006

Существует, собственно два пути выбора темы мероприятия: широкий охват тематик в рамках направления или конкретная, узкая тема. После определения тематической направленности мероприятия придется подумать непосредственно над предварительным, «рабочим» названием. Предварительным – потому что оно может быть откорректировано, уточнено или расширено в процессе дальнейшей работы – формирования концепции, дальнейшего общения с экспертами и т. д.

Что такое концепция мероприятия и зачем она нужна

Прежде, чем приступать непосредственно к формированию деловой программы, нам необходимо составить «паспорт» делового мероприятия, его концепцию. Этот документ понадобится организатору во многих ситуациях – при привлечении финансовых и информационных партнеров, участников, спикеров, при работе со СМИ. Концепция мероприятия – это сводный документ, отражающий все характеристики мероприятия:

– цели и задачи, критерии эффективности,

– тема и рабочее название,

– целевая аудитория (профессиональную принадлежность и специализацию делегатов, должностной статус, качественный состав, региональный охват),

– формат и масштаб мероприятия,

– место и время проведения,

– заинтересованные стороны (потенциальная партнерская сеть) и команда организаторов

– источники финансирования,

– архитектура мероприятия и тематический план деловой программы,

– предварительный бюджет

Мы уже говорили о важности грамотного выбора целевой аудитории, когда определяли характеристики мероприятия. Это правда, ведь в первую очередь необходимо определить все группы потенциальных участников, которые могут быть заинтересованы в мероприятии. Очень важно сразу понять, как они принимают решение об участии, изучить, где лучше всего с ними предварительно общаться, где их можно встретить, и как пригласить к участию. Как минимум, это можно сделать на схожих по тематике мероприятиях, на каких-либо веб-площадках, форумах и порталах. Внимательный подход к выбору целевой аудитории – это основной шаг в продвижении вашего мероприятия, во многом определяющий будущий успех.