Конференц-анатомия

Вот и в семье, где рождается наша Конференция, происходят похожие процессы: инициатор мероприятия, его условная «мама» – рождает идею, представляет себе, с какими целями мероприятие проводится, для кого, каким оно должно стать, и каких результатов необходимо достичь. Оператор мероприятия, его «папа» – решает, как из «маминой» идеи вырастить зрелого человека – как идею мероприятия воплотить наилучшим образом, какой формат проведения конференции выбрать, где провести, чтобы достичь максимального эффекта, как выстроить деловую программу, организовать финансовые потоки (где взять деньги на «воспитание», да и «заработать» их для мероприятия, собственно, тоже его непосредственная функция). Операторы – это компании, специализирующиеся на профессиональной организации конференций – РСО (Professional conference organizer). Однако, как случается в жизни, к сожалению, семьи бывают неполные, и часто мать берет на себя функции отца. Так и с мероприятиями – инициатор часто выступает и оператором тоже. Когда ребенок подрастает, он идет в детский сад, где у него появляются друзья и воспитатели – они уже оказывают, как мы понимаем, часто даже большее влияние на формирование личности ребенка, чем родители. В нашем случае, «друзья и воспитатели» – это непосредственные поставщики конференц-услуг – место проведения, конгрессный центр, конференц-оборудование, рестораны, типографии – вот они-то и определяют конечный облик нашего мероприятия, они делают мероприятие таким, каким его увидят делегаты, участники.

Чаще всего инициатор – научная/общественная ассоциация, бизнес/правительственная структура привлекает для управления всеми процессами подготовки и проведения мероприятия – оператора (РСО), который занимается планированием всего мероприятия, но в свою очередь, самостоятельно, или с помощью координатора (DMC), управляет логистическими процессами подготовки конференции, услугами, предоставляемыми поставщиками

Мама-инициатор

Итак, посмотрим внимательнее на нашу «маму» – инициатора мероприятия – его же часто называют «заказчиком», «владельцем» мероприятия. Основные функции инициатора заключаются в предложении идеи мероприятия, формировании концепции, постановке финансовых и маркетинговых целей. Сопутствующие функции: формирование деловой программы мероприятия, содействие организаторам в PR-кампании мероприятия и так далее. Инициаторами мероприятий могут стать представители науки и общественных организаций, бизнеса и правительства.

Научная или неправительственная ассоциация, общественная организация – это добровольное общественное объединение представителей определенной отрасли знаний для осуществления совместной деятельности, поддержания и развития данной отрасли. Подразделяются они обычно на национальные и международные. Есть, например, международная ассоциация по углеводам (ассоциация мирового уровня), есть ассоциация по углеводам в России (национального уровня). Национальные ассоциации плотно взаимодействуют с международными, участвуют в совместных мероприятиях, представляют свои достижения, выявляют направления дальнейшего развития отрасли науки. Мероприятия ассоциаций представляют собой в основном международные и национальные конгрессы и конференции, а также ассамблеи, совещания, заседания управляющих органов, проводимые регулярно, в разных городах и странах. Место проведения часто выбирается на конкурсной основе, как Олимпиада или Чемпионаты мира по футболу, хоккею и т. д. Целью таких мероприятий становится обмен опытом с коллегами, анонсирование результатов исследований и разработок, обсуждение стратегических и маркетинговых планов ассоциации, PR ассоциации, коммерческая прибыль. Финансирование таких мероприятий осуществляется из множественных источников: организационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственные субсидии. Инициаторами научных мероприятий также могут выступать не только ассоциации, но и отдельные научные организации, НИИ, вузы и т. д