Копирайтерское агентство

В Highrise существует система контроля лидов, которая называется Deals (сделки). Когда поступает новый лид, нужно создать новый Deals, внести в него описание запроса и присоединить к нему людей, которые участвуют в переписке со стороны клиента. Далее вся информация по этому лиду должна заноситься именно сюда. Если Deals выигран (то есть клиент оплатил счет), то его статус изменяется и менеджер по продажам вправе рассчитывать на процент с успешного заказа, так как он отлично справился с работой.

Всему свое место

Если поступил запрос на выполнение разовой работы, например на написание продающего текста для посадочной страницы, нет необходимости использовать системы управления проектами. Вся работа ведется в Highrise и затем уже в MailChimp.

Если же вам поступил заказ, который состоит их нескольких частей или который требует участия нескольких компаний, имеет смысл использовать систему управления проектами Basecamp. Я уже упоминал ее чуть раньше, в этой главе остановлюсь на ней более подробно.

Basecamp – самый знаменитый продукт от компании 37Signals (Джейсон Фрайд, основатель 37Signals, является соавтором двух мировых бестселлеров: Rework и Remote. Офис не обязателен). Basecamp тесно интегрирован с Highrise, поэтому данные из Highrise можно перенести в новый проект Basecamp за один клик.

Basecamp русифицирован, поэтому никаких трудностей в работе не предвидится. Если упрощенно описать принцип работы Basecamp, то можно сказать, что он объединяет переписку, файлы, тексты всех участников проекта в одном месте. Клиент может в любой момент внести свой комментарий как к вашей переписке с ним, так и в переписке между всеми исполнителями, если их несколько.

Уведомления о комментариях приходят на электронную почту, и на них можно также отвечать по электронной почте, и они автоматически присоединятся к нужному обсуждению внутри проекта.

Basecamp сэкономил мне не только много времени и психологических сил – он не раз спасал меня от претензий клиентов. Когда вся работа ведется открыто, когда клиент в каждый момент времени видит, что происходит, это избавляет вас от написания ежедневных или еженедельных отчетов (да, иногда крупные клиенты выдвигают такие требования). Современный клиент оценит все преимущества системы Basecamp, и это послужит еще одним аргументом в пользу работы с вами.

Волшебная коробочка

Когда наступает время согласования текстов, файлы забивают ваш почтовый ящик. Разбираться в переписке становится всё труднее и труднее, растет риск возникновения ошибки по невнимательности. В результате на согласование может быть отправлен файл, который уже был согласован или который был отвергнут клиентом. Чтобы избежать конфликтов, неприятных ситуаций и сохранить свою почту «живой», используйте Dropbox ( www.dropbox.com ) для обмена файлами.

Уверен, вы слышали об этом сервисе и, вероятно, он уже установлен на вашем компьютере (если нет – установите его прямо сейчас, это бесплатно). Идея Dropbox проста и гениальна: вы кладете файл в определенную папку и потом можете получить к нему доступ с любого устройства (даже если на нем не установлен Dropbox).

С момента появления Dropbox я использую его для обмена файлами с клиентами. Для этого у меня есть папка «Клиенты-Обмен», в которой для каждого клиента создана своя папка. Внутри каждой папки с именем клиента находится папка с названием конкретного проекта, доступ к которой имеет клиент. Достаточно просто убедить клиента установить бесплатный Dropbox (если только речь идет не о крупном корпоративном клиенте, у которого чаще всего сотрудники не имеют возможности устанавливать дополнительные программы) и наслаждаться комфортной работой с файлами.

Когда вы даете доступ к папке на вашем компьютере с проектом клиента, она появляется в его Dropbox. Итак, клиент заполнил бриф и кладет его в папку проекта. Спустя несколько минут файл появляется у вас на компьютере и на компьютере менеджера по продажам. Помните, мы говорили, что обмениваться нужно файлами только в одном формате – в PDF? Это справедливо и для передачи файлов через Dropbox. Когда вы используете формат PDF, вы исключаете ситуацию, когда два или более пользователей одновременно будут редактировать один и тот же файл. Dropbox не умеет сохранять изменения, вносимые несколькими пользователями, и в результате данные могут быть потеряны. Если вы хотите работать с одним файлом совместно с клиентом, это возможно при помощи специального сервиса, который мы рассмотрим следующей главе.

У Dropbox есть очень интересная функция, которая существует только для платного аккаунта Pack Rat – она позволяет сохранять все версии документов с одним именем. Это очень удобно, когда вы работаете как с брифом, так и с текстами, так как не надо плодить множество файлов с приставками _ver-01, _ver-10, _ver-33 – достаточно называть файл так же, как исходник, и помещать его в папку проекта, дав команду заменить его.