Короче: меньше слов – больше смысла

«В тот момент я почувствовал: пан или пропал. Я потратил месяцы на подготовку, знал свой план, поэтому по существу назвал всё, что мы хотели сделать в разумные сроки. Только один раз я использовал картинку. Я сидел очень близко к генералу, разговаривал с ним и видел, что он был очень увлечен. Было такое ощущение, что мы просто беседуем. В процессе разговора он задавал вопросы, затем обратился к остальным офицерам, чтобы узнать их мнение. А затем он спросил меня, как я считаю, хорошая ли это идея. Конечно, я сказал да, и все засмеялись. Он ответил “Утверждаю”».

Когда вы хорошо подготовлены и у вас есть четкий план, который вы готовы представить, помните: люди предпочитают беседу на равных и ценят вашу краткость. Сейчас Джордан убежден, что использование PowerPoint было бы ошибкой. Он говорит: «Генерал как раз возвращался с собрания. В тот день он посетил не менее десяти или двенадцати заседаний, где получил огромный объем информации. Если бы я пытался говорить с ним, а он был бы вынужден прочесть весь текст и разобрать все рисунки на слайде, это совещание стало бы тяжким бременем. Вполне вероятно, он сказал примерно следующее: “Отлично. Свое мнение я сообщу позже, мне нужно обсудить это с коллегами”. Я не думаю, что мы приняли бы решение на месте».

Впоследствии многие, включая и командира подразделения, подчеркивали уровень взаимопонимания, которого Джордан достиг в разговоре с генералом. Кто-то даже заметил, что «тот обращался с ним как с сыном». Сам Джордан, вспоминая свое смелое решение, утверждает: «В большинстве случаев слайды мало помогают в процессе принятия решения, но отлично подходят для отчетов штаба или подчиненных командиров. Но для настоящих совещаний слайды большой ценности не представляют».

Коротко говоря, проводите краткие совещания, устанавливая жесткий регламент и назначая координаторов, которые будут возвращать вас к обсуждаемой теме.

• Проводятся ли в вашей организации регулярные совещания, в ходе которых можно обменяться мнениями за круглым столом или послушать выступления стоя? Попробуйте хотя бы раз, и вы заметите изменения.

• Спросите себя, перед тем как начать совещание: кто, что, когда, где, зачем и как? Как только вы ответите на эти вопросы, вы будете уверены, что действуете целенаправленно.

• Установите четкий регламент для всех. Назначьте активного слушателя, чтобы быть уверенным: собрание закончится вовремя.

• Убедитесь, что все докладчики знают, сколько времени им отведено на выступление и какие вопросы они должны осветить. Будьте готовы отказаться от презентации в PowerPoint в пользу беседы: если вы хорошо подготовлены, присутствующие это оценят.

Глава 12 Оставляем меньше цифровых следов

Это письмо получилось таким длинным, потому что у меня не было времени сделать его короче.

Блез Паскаль

Коротко говоря, создавайте такие письма и публикации в соцсетях, которые показывают, что вы цените время руководства.

Цифровой поток

Заявляю официально: мы все связаны между собой интернетом.

В результате исследования интернет-тенденций, проведенного Мэри Микер и Лианг Ву в 2013 году, установлено: люди проверяют свои смартфоны в среднем 150 раз в день{24}. Электронные приборы всегда с нами: в аэропорту, офисе, перерывах между совещаниями, до, во время и после работы и даже за семейным ужином. Помимо этого, мы постоянно пользуемся смартфонами, планшетами и электронной почтой. В исследовании 2012 года, проведенном институтом McKinsey, говорится, что в среднем работа с электронной почтой занимает 28 процентов времени сотрудника. Огромная часть вашего времени уходит на обработку непрерывного потока сообщений, приходящих в течение дня{25}.

Параллельно с этим наплывом пустой информации люди бесконечно проверяют Twitter, надеясь найти что-то интересное в новостях, ограниченных 140 символами. Профессионалы обновляют статус на LinkedIn, просматривая, кто к ним заходил, кто сейчас на сайте и какими бизнес-новостями нужно поделиться. Зависимые от всего этого, мы добавляем потоки информации, которая часто теряется в массе новостей. Итак, что нужно и что не нужно для краткости в эпоху цифровых технологий?

Необходимо экономить каждое слово, иначе вы будете «отмечены» как очередной источник спама. Люди не приветствуют обновление длинных статусов. Ничто не раздражает пользователя Facebook больше, чем необходимость нажимать кнопку «Читать далее» на посте, который в итоге оказывается бессодержательным. Такие оплошности в социальных сетях сокращают число ваших подписчиков. И если вы не привыкнете к краткости, вам вскоре придется дискутировать с самим собой.