Донесения разведчиков писались на русском языке открытым текстом с использованием шпионского жаргона: слово «упаковка» означало шифровку, «открытая упаковка» — открытый текст, «банк» — тайник и т. д. Кроме того, в подобных письмах широко применялись псевдонимы. Например, в Канаде советский военный атташе полковник Николай Иванович Заботин имел кличку Грант, Аллан Мэй — Алек. Насколько эффективной была эта осторожность, видно из доклада канадской комиссии о деятельности советской разведгруппы. В нем говорилось о том, что члены комиссии так и не смогли установить личности агентов, которые фигурировали под псевдонимами Галя, Гини, Голия, Грин и Саренсен, хотя со всей определенностью было выяснено, что они были агентами Н. И. Заботина.
Шифровальщик переписывал сообщение, заменяя в нем имена на псевдонимы, а наиболее секретные места — на специальные обозначения (№ 1, № 2 и т. д.). В таком виде письмо фотографировалось. Секретные места, замененные номерами, шифровались отдельно с помощью одноразового шифроблокнота. Полученный цифровой шифротекст, записанный на обычной бумаге, вместе с фотопленкой пересылался дипломатической почтой.
Например, проявив фотопленку, полученную из Москвы 25 ноября 1952 года, можно было прочитать: «Просим вас в следующий раз сообщить всю информацию относительно № 42, который фигурирует в папках департамента в связи с № 43, а также в связи с ее № 44 в Спарте. В зависимости от наличия всех подробностей о № 42 и ее № 44 в Спарте мы будем рассматривать вопрос о № 45 в Суданию одного из наших планировщиков № 46 новатора под видом № 44 к № 42».
Шифровальщику было известно, что на шпионском жаргоне «багаж» означал почту, «департамент» — консульство, «планировщик» — кадровый работник. Далее по списку кодовых обозначений можно было выяснить, что «Спарта» — это СССР, «Судания» — Австралия, «новаторы» — секретные агенты. Дешифровав приложенный к фотопленке шифротекст, шифровальщик узнавал, что в этих фотописьмах «№ 42» — Казанова, «№ 43» — последнее завещание, «№ 44» — родственники, «№ 45» — засылка, «№ 46» — в качестве.
Таким образом, после дешифровки и соответствующего перевода параграф выглядел приблизительно так: «Просим вас в следующий раз сообщить всю известную вам информацию о Казановой, которая фигурирует в папках консульства в связи с ее завещанием и родственниками в СССР. В зависимости от наличия всех подробностей о Казановой и ее родственниках в СССР мы будем рассматривать вопрос о засылке в Австралию одного из наших кадровых работников в качестве секретного агента под видом родственника Казановой».
Применение подобной гибридной шифросистемы вместо полного шифрования было обусловлено соображениями удобства. Шифрование всего сообщения отнимало слишком много сил и требовало значительных временных затрат, поскольку шифровальщик осуществлял его вручную.
Донесение, предназначенное для отправки в Москву, посольский шифровальщик сначала превращал в последовательность четырехзначных цифр с использованием так называемой кодовой книги. Кодовая книга являлась разновидностью словаря, в котором каждой букве, слогу, слову или даже целой фразе соответствовали числа. Такие же числа были зарезервированы и для знаков пунктуации, и для цифр. Если слово или фраза в кодовой книге отсутствовали, то они, как правило, разбивались на слоги или буквы, которые, в свою очередь, заменялись числами согласно кодовой книге. Для имен и географических названий, которые в донесении должны были быть написаны с использованием латинского алфавита, была предусмотрена отдельная кодовая книга, называемая «таблицей произношения».
Например, следовало зашифровать сообщение такого содержания: «„Гном“ передал отчет об истребителе». Шифровальщик превращал пять слов текста телеграммы с помощью кодовой книги в последовательность пяти четырехзначных групп: 8045 3268 2240 4983 3277. Потом он превращал четырехзначные группы в пятизначные: 80453 26822 40498 33277.
А после этого брал в руки одноразовый шифроблокнот. Одноразовым он назывался потому, что для шифрования донесения его можно было использовать только один раз. Каждая страница шифроблокнота содержала 60 пятизначных цифр. Шифровальщик выбирал первую пятизначную группу, расположенную в левом верхнем углу страницы шифроблокнота (37584), и записывал ее как первую группу шифровки. Эта группа, которая звалась индикатором (маркантом), должна была помочь его коллеге в Москве, занимавшемуся дешифровкой донесений из Вашингтона с помощью такого же шифроблокнота, определить, какую именно страницу этого шифроблокнота следовало использовать.