Культура русской речи: учебное пособие

Ивановское городское объединение

книжной торговли «Ивкнига»

Кировское районное книготорговое объединение

Магазин №

Генеральному директору

объединения «Ивкнига»

Горбунову А. А.

СПРАВКА

Дата Номер

О комплектовании торговых фондов в 2008 г.

В 2008 г. комплектование товарных фондов магазина происходило за счёт следующих источников (в тыс. руб.):

1. Книготорговая база «Ивкнига» —…

2. Объединение «Книгоэкспорт» —…

3. Издательство «Прогресс» —…

4. Специальная книжная экспедиция —…

Директор магазина

(подпись)

Российский государственный гуманитарный университет

СПРАВКА

Дата Номер

Кулькова Елена Ивановна учится на III курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства. Справка выдана для представления в поликлинику.

Декан

факультета государственного

делопроизводства (подпись)

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая, где излагаются предложения, просьбы.

Контрольно-ревизионный отдел

Дата

Генеральному директору

объединения Иванову И.И.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О назначении документальной ревизии в магазине №…

При проведении 09.04.2008 г. инвентаризации товарных фондов магазина №… обнаружена недостача различных товаров на сумму… рублей.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина №… за период с 01.01.2007 по 09.04.2008 г.

Зам. начальника

отдела (подпись)

Обратите внимание!

Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения.

Внешняя докладная записка, адресуемая в высшестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем.

Как во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога О и формулируется с помощью отглагольного существительного: О кулинарных…; О проверке… и т. п.

Деловые письма

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда и разнообразие содержания писем. Классифицировать деловые письма можно по основным производственным ситуациям, вызывающим необходимость в переписке.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.); письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам, содержащимся в деловых письмах:

• факт напоминания – письмо-напоминание;

• выражение гарантии – письмо гарантийное;

• указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;

• информирование о намечаемых или уже проведённых мероприятиях – информационное письмо;

• указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;

• предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.