Личная эффективность: думать долгосрочно и действовать точно

Собрания по итогам рабочей недели – это первый вид собраний, который руководителю следует вводить в своём коллективе (если у вас ещё нет такой практики).

Почему лучше начать именно с этого вида?

Это наиболее «естественный» вариант собраний. Начать с ежедневных – слишком часто: руководителю много подготовки, а сотрудникам – сразу большая нагрузка. Ежемесячные – слишком редко, за месяц люди отвыкнут, и руководителю труднее будет его провести. Поэтому начинаем с еженедельных.

А первым шагом, ещё до проведения собрания, станут некоторые подготовительные меры.

Шаг первый.

«Предутилизация».

Предутилизация – это предварительное информирование сотрудников с элементами психологической подготовки и снятием возражений.

Не секрет, что каждая система и каждый организм стремится к гомеостазу (постоянству, стабильности). Любое нововведение – это нарушение гомеостаза, следовательно, вызывает внутренний протест. Проще говоря, ваши люди могут воспринять идею еженедельных собраний без особого удовольствия, а вам нужно, чтобы они вас поддержали.

Поэтому непременно предупредите их заранее и дайте им время привыкнуть к этой мысли.

Вы можете сказать примерно следующее:

– Товарищи, я как руководитель хочу предложить вам очень интересную практику. Она очень хорошо работает на рост эффективности. Я сам её внедрил в своей жизни: каждую неделю я подвожу итоги за прошедшие 7 дней. Я думаю, какие у меня были победы, с каким препятствиями я столкнулся, и как я успешно их преодолел. И ставлю себе задачи на следующую неделю. Эта техника прекрасно работает, и я предлагаю вам присоединиться к ней. Давайте в четверг проведём небольшое собрание, и в течение 30-40 минут попробуем всё это проделать вместе. Как вы на это смотрите?

То есть, на этапе предутилизации вы рассказываете, что будет и почему это важно, и таким образом уже снимаете часть возражений и сопротивления.

Предлагаю вам проводить еженедельные собрания именно по четвергам, в конце рабочего дня. Вы спросите – почему не в пятницу? Подумайте сами: пятница, конец рабочей недели, все ваши сотрудники мыслями уже на даче, на вечеринке, на диване или на матче – а тут вы погружаете их опять в дела и проблемы. Нет, только не это! Поэтому лучше четверг.

Хочу вас предупредить: даже при очень хорошо продуманной предутилизации первое собрание может получиться не идеальным. Не переживайте по этому поводу. Проведите его как-нибудь, важен сам факт ознакомления коллектива с такими собраниями.

Шаг второй.

Проведение собрания.

Важно чётко спланировать и соблюдать регламент. Вся встреча не должна занять больше 40 минут. На выступление каждому участнику по каждому вопросу вы можете дать не более одной минуты. Следите за этим строго, иначе мероприятие растянется до бесконечности.

Этот вид собраний проводится сидя. Заранее расставьте стулья таким образом, чтобы все ваши сотрудники сидели лицом к вам одним рядом.

В начале вы произносите приветственную речь.

– Благодарю всех за присутствие на нашем собрании. Наша новая традиция еженедельных встреч поможет нам упорядочить и структурировать восприятие рабочих задач и результатов, координировать совместные действия, делиться опытом друг с другом.

И далее вы ведёте собрание по определённому плану. Причём каждый пункт плана начинаете с собственного примера.

1. Победы.

– Я хочу начать с себя: поделюсь с вами своими победами за прошедшую неделю.

Назовите то, что вам удалось сделать. Например, сделали более долгосрочной высылку уведомлений клиентам, увеличили их показатель LTV. Расширили руководство по теоретической адаптации нового персонала, чтобы вновь приходящие сотрудники быстрее вливались в рабочие процессы.

Затем спросите каждого из присутствующих коллег об их достижениях:

– Кирилл, поделись с нами, какие у тебя были победы за эту неделю.

Советую вам подумать заранее и выбрать самого активного и уверенного в себе сотрудника, чтобы он говорил вторым после вас. То есть того, кто не застесняется и не станет отнекиваться. А за ним уже и все остальные будут говорить свободнее.