Личная эффективность на 100%: Сбросить балласт, найти себя, достичь цели

А вообще задумайтесь о продуктивных возможностях собственного времени. Еще будучи студенткой, я понимала, что время – ценный ресурс, но, как и все люди, я ленива и подвержена соблазнам. В связи с этим еще в институте интуитивно пришла к любопытному выводу – продуктивность моего времени резко возрастает в ситуациях, когда нет соблазнов заняться чем-то другим, более приятным или отвлечься на разговор. При этом меня не отвлекают шумы и наличие людей вокруг. Результаты, к которым я пришла:

• в конце 1980-х – начале 1990-х мне удалось существенно поднять уровень владения английским языком за счет… дефицита продуктов питания и очередей в магазинах. Я брала с собой книжку на английском и словарик и, к удивлению стоящих рядом бабулек, погружалась в чтение. Дома я вряд ли смогла бы себя заставить заниматься;

• значительную часть своих статей и книг я написала в дороге – в самолете, гостиничном номере после тяжелого дня, а также в перерывах на обед или во время перемены при проведении тренингов или чтении лекций на программах МВА. Там у меня нет других соблазнов, а вот дома мне заставить себя писать гораздо труднее, следовательно, продуктивность будет ниже (так как настрой, по моему опыту, непосредственно влияет на продуктивность).

Очень полезно проанализировать свои действия с точки зрения продуктивности времени и посоветоваться с людьми, которым вы доверяете. Какие-то вещи, связанные с эффективностью поведения, лучше видны со стороны. Особенно значима экспертная оценка в том случае, если ваша работа связана с публичностью (например, презентации, переговоры, ведение совещаний и т. п.) и большую роль играет не только то, как вы себя чувствуете, но и то, насколько хорошо выглядите со стороны, какое производите впечатление.

Запланированное и стихийное время

Эти термины вы встретите во всех книгах и тренингах по тайм-менеджменту (мы же уже говорили, что временем как таковым управлять нельзя, можно только «дружить» с ним и управлять собой). Однако всегда удивляет тот факт, что многие авторы четко указывают соотношение времени в процентах: например, 60 % – запланированное время / 40 % – стихийное. Я считаю, что в общем случае эти проценты нельзя просчитать, но можно определить такое соотношение для себя, сделав тщательную фотографию своего рабочего дня, недели, месяца.

Но прежде всего давайте разберемся с терминами.

Запланированное время – время, в течение которого вы и только вы влияете на то, чем заняты. Вы – хозяин положения, вас никто не отвлекает, не подбрасывает дополнительных вопросов и задач, которые надо срочно решить.

Рассмотрим примеры:

• вы – бухгалтер и понимаете, что в эти часы сотрудники не будут обращаться к вам с вопросами или задачами (или в силу специфики вашей работы они вообще к вам не обращаются);

• вы работаете в активных продажах, т. е. клиенты не выходят на вас сами, а это время вы отвели для подготовки презентации, уединились и работаете;

• вы – менеджер по подбору персонала, и эти часы вы выделили для просмотра накопленных резюме;

• вы – руководитель, и весь сегодняшний день вы отвели на корректировку бизнес-плана, для чего вам не нужны коммуникации с другими людьми;

• вы – дома одна и хотите приготовить праздничный ужин, ничто вас не отвлекает, никого рядом нет;

• вы решили дочитать сегодня нужную книгу и заранее договорились с мужем, что он возьмет на себя ужин и детей.

Стихийное время – время, в течение которого занятость зависит не от вас, а от других людей и/или обстоятельств.

Рассмотрим примеры:

• входящие звонки от внешних или внутренних (коллеги, чьи вопросы вы обязаны решать) клиентов;

• вы заняты разрешением сложной или конфликтной ситуации в вашем отделе, и точно спрогнозировать, сколько времени уйдет на это, нельзя, так как в конфликт вовлечено слишком много людей;

• вы подбираете персонал. Интервью может длиться час, если кандидат вас заинтересовал, или закончиться в течение двадцати минут, если кандидат оказался не очень подходящим;

• вы убираете квартиру, а вокруг вас вертится маленький ребенок: он то просит поесть, то ему хочется в туалет, то ему жарко и его надо переодеть;

• вы дома и читаете книгу, но знаете, что в ближайшие два часа должны прийти сборщики мебели, чтобы собрать новый шкаф. Вы понятия не имеете о том, сколько времени это отнимет, придется ли их постоянно контролировать, сколько вопросов они зададут.