Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Какие элементы вы обязаны защитить в ваш идеальный день в то время года, когда происходят эти события? Вам должно быть ясно, какие задания действительно имеют значение.

Живые голоса

Линдси Гейер, вице-президент отдела персонала Port Blakely Companies, говорит об этом так:

Между эффективной многозадачностью и попытками делать слишком много дел одновременно проходит тонкая грань. Подбросив множество тарелок, я стараюсь определить, какая из них принадлежит бренду «Мелмак[10], а какая – тонкий фарфор. Если придется уронить одну из них, то я слежу, чтобы это был «Мелмак»!

Для Линдси «тонкий фарфор» – эти главные 20 процентов. Кем бы вы ни были, ваш идеальный день должен начинаться с самых приоритетных заданий, которые вы помечаете в вашем календаре в зарезервированных частях «красных зон», чтобы ни одно менее важное дело не вытеснило их.

Как насчет задач средней и низкой важности?

В предыдущих главах мы подробно описали, как защитить ваши 20 процентов главных задач. Но мы еще не говорили о судьбе задач, которые не достойны такого обращения, как те, что в «красной зоне». Это дела, которым медлительные сотрудники позволяют вытеснить более высокие приоритеты. Их логика такова: «Почему бы сначала не разобраться с множеством мелочей? А потом с чистой совестью я займусь крупными делами».

Звучит разумно, но это заблуждение, рецепт того, как замедлить работу с приоритетными задачами, оказаться неспособным завершить задания, оказывающие большое влияние, и спровоцировать понижение в должности, если не крах карьеры. Но некоторым служащим все еще трудно это понять. Так, участники семинара рассказали следующее:

У меня множество приоритетов. Я буквально задыхаюсь. И каждый из моих начальников настаивает: «Вот твое новое главное дело. Брось все и позаботься об этом». Но все не может быть самым главным. Обычно я записываю требования, пока заказчики стоят у меня над душой, а потом иду пить кофе. Чаще всего я выполняю много мелких дел, чтобы от меня отстали, а потом чувствую себя слишком усталым, чтобы заняться чем-то крупным.

Раз и навсегда поймите разницу между важным и срочным

В предыдущих главах, когда шла речь о сортировке, мы обсудили это затруднение, но проведение различий между важностью и срочностью до сих пор озадачивает большинство служащих. Распознавание основывается на повторении.

• Важные задачи – те дела, на которые вы оглядываетесь по окончании года (или карьеры) и понимаете, что были правы, решительно вкладывая время, силы и чувства в их правильное выполнение. Важные задачи обычно напрямую связаны с важными целями, поставленными вашей компанией, командой и вами самими.

• Срочные задачи – это, наоборот, экстренные случаи или сжатые сроки сдачи, имеющие важность для некоторых, но не всех вовлеченных сторон:

• если экстренный случай угрожает жизни и здоровью или существованию корпорации, то он имеет значение для всех, поэтому вы должны реагировать быстро, но именно важность, а не срочность – обоснование такой скорости ответа;

• наоборот, если единственная явная черта задания – сжатые сроки, то вы должны поставить его в очередь последним, после всех более важных дел, соревнующихся за этот временной промежуток, – следует защищать приоритеты, как бы ни кричали те, кто обращается к вам с запросами, надеясь прикрыть свою недальновидность.

• Важные и срочные задания заслуживают того, чтобы вы их поместили в «красную зону», но эти две характеристики редко совпадают. Обращающиеся с запросами люди должны заниматься планированием и внимательно относиться к важным делам, чтобы они не стали срочными на слишком поздней стадии рабочего цикла. Если действительно важные задания выполняются в режиме срочности, то ожидайте небрежности. Ответственные менеджеры постоянно держат важные (обоснованные) задания «в процессе выполнения», чтобы не упустить время.

Когда человек, обращающийся с запросом, подталкивает к принятию решения, которое можно считать почти срочным, то многие мудрые и влиятельные директора постановляют: «Хотите получить ответ сейчас? Тогда он отрицательный».