Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Удивительно, как эффективно это усмиряет настойчивость требующей стороны, давая возможность для более разумного обсуждения и принятия ясного решения без всяких иррациональных призывов к срочности. За исключением случаев, когда у кого-то кровотечение из аорты, возможность уделить время оценке важности есть всегда. При этом срочность пусть остается как фактор, позволяющий выбирать между заданиями одинаковой важности.

Графики приводят всех к пониманию

С появлением каждой новой задачи не пытайтесь обосновать ее важность умозрительно – создайте набросок работы целой недели так, чтобы вы, ваш начальник и ваша команда видели, как расставляются приоритеты в работе. В наброске, похожем на тот, что приведен ниже, напишите ваши текущие дела напротив трех зон.

Покажите, какие задания подходят для «красной зоны» – они попадают в верхние строчки списка. Затем перечислите задания, которые претендуют на место рядом с верхней частью средней зоны.

Научившись думать таким образом, вы увидите, что в первых двух зонах так много задач, что вы будете постоянно заняты.

Как обосновывается важность актуальных задач

1. Определите среди текущих задач 20 процентов, заслуживающих больше всего внимания (те, что сопряжены с самым высоким риском и имеют наибольшую важность), и переместите их в верхнюю часть «красной зоны». Там же отметьте любые предсказуемые, но непредотвратимые кризисы, которые могут возникать в данное время года или при определенных обстоятельствах (мировые события, недопоставки) и на которые вам, возможно, придется реагировать.

2. Внизу башни укажите 20 процентов самых неважных заданий – вы приняли их, но они пока не окупаются. Если вы позволите им достаточно долго томиться у подножия вашей башни, то их видимая настойчивость будет раздражать вас так долго, что это поможет вам делегировать их или передать на внешний подряд за самую низкую из возможных почасовых ставок. Представьте, как вы сбрасываете их в воображаемый люк в основании башни. По сравнению с верхними 20 процентами у них даже не должно быть шанса на ваше внимание. Не бойтесь, что это будет крайней мерой. Все компании перестали создавать продукцию или предлагать услуги, которые больше не окупаются. Сделайте вашим работодателям одолжение и первыми определите дела, которые не стоят того, чтобы быть частью вашей рабочей нагрузки.

Озадачены вопросами распределения времени?

Ниже вы найдете несколько часто задаваемых вопросов, посвященных планированию дня.

1. Сколько времени мне стоит выделять на задания, находящиеся в «красной зоне»? Отводите им, по меньшей мере, два часа в день (не обязательно два полных или следующих друг за другом часа, но это те отрезки времени, которые для вас священны). Пусть ничто не прерывает вас и не вмешивается в это скромное повседневное распределение времени. Другие заботы (средние 60 процентов вашего дня) могут забирать у вас до шести часов в день, но они не должны посягать на время, выделенное как «красная зона».

2. Какие два часа? В любой день отводите вашим главным задачам самые продуктивные (но не самые ранние) отрезки времени. Помните, что дни отличаются друг от друга (вторники не похожи на пятницы) и зависят от входящего потока трафика, обусловленных временем результатов, формальных собраний, поездок и т. д. Поэтому намеренно, осознанно выделяйте те отрезки, у которых наилучший шанс остаться неразрывными.

3. Какие факторы определяют «наилучшее время»? Выбирайте те отрезки времени, в течение которых вы можете надеяться на следующее:

• наибольший уровень энергии;

• наименьшее количество перерывов;

• наилучший доступ к важной информации или контактным лицам;

• наименьший объем текущего трафика.

4. Как насчет 60 процентов задач средней зоны? Как только вы обезопасили ваши главные 20 процентов и передали на исполнение наименее важные 20 процентов, 40 процентов вашей работы перестают быть предметом споров. Когда задания «красной зоны» гарантированно помещены в защищенных промежутках времени, вы можете начать с лучшего из того, что имеется в находящихся посередине 60 процентах. Зачастую это оправданные вспомогательные дела. Выполняйте их в ваши обычные (не самые продуктивные) рабочие часы.

Такой подход поведет вас гораздо дальше, чем сопряженная с большим стрессом деятельность большинства медлительных работников, ведь они справляются с 100 процентами рабочей нагрузки, руководствуясь лишь чутьем!

Еще одно важное открытие