Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Многие работники, находясь в окружении своих товарищей по команде, могут неосознанно, по привычке, вести дружеские беседы, чтобы облегчить свой напряженный труд. И кто захочет им отказывать во внимании? Но читайте дальше, и вы увидите, о чем узнала одна команда, заметив свои привычки.

После семинара по тайм-менеджменту, проведенного Алеком Маккензи, один администратор больницы и его первоклассная команда так много узнали о своих привычках, что в течение недели упражнялись в учете времени. Они обнаружили, что ежедневно тратят почти два часа на разговоры «у порога» или в коридорах. Они всегда так хорошо ладили друг с другом, что едва замечали свою привычку прерывать друг друга при возникновении хорошей идеи или вопроса.

Пораженные своим открытием, сотрудники решили заменить полную «открытость» «доступностью». Они не имели в виду сокращение длительности общения – только его неупорядоченности. Каждый из их начал группировать несрочные вопросы и разбираться с ними в течение дня в два приема.

Ведение учета времени на протяжении двух недель показало, что длительность дружеских разговоров сократилась до 30 минут в день, что также сопровождалось улучшением результатов.

Затем они договорились позволять друг другу определять время «закрытых дверей», когда можно спокойно работать над приоритетными заданиями. Вскоре эта команда стала выполнять и отсылать в дальнейшую работу в полтора раза больше дел.

Медицинские сестры и соседние отделы заметили, что стали быстрее получать свои заказы и ответы, потому что исполнительная команда исключила общение на ходу.

Наблюдайте за обстановкой

У большинства работников среднего звена рабочая кабинка даже не имеет дверей. Если ваше рабочее место расположено на пути в комнату отдыха или копировальный центр, то посетителей у вас будет больше, чем нужно. При невозможности переместиться или закрыть дверь вы, по крайней мере, можете ограничить свой обзор или сесть спиной к движению, чтобы сотрудники, проходящие мимо, не могли встретиться с вами взглядом или прочитать что-либо на вашем мониторе.

Также обратите внимание на дополнительные стулья, конфетницы, игры-стрелялки в перерывах и личные кофемашины – не приманивают ли они одиночек в вашу берлогу.

Используйте язык тела и графические материалы, чтобы намекнуть на завершение разговора

Если некоторые посетители приходят по важному делу, а потом остаются поболтать, разрешайте это только до тех пор, пока вы можете это позволить. Встаньте, чтобы показать, что «время вышло». Или поменяйте позу: не сидите, расслабленно развалившись на стуле, а выпрямитесь, что просигнализирует о вашей готовности приступить к работе. Вы можете потянуться за папкой и сказать: «Давай перед твоим уходом обговорим последний пункт» или «Спасибо, что рассказал мне об этом приложении. Я попробую его, но сейчас мне нужно…».

Если прервавший вас сотрудник продолжает рассказывать еще одну интересную новость, можете сказать: «Я бы хотел послушать об этом еще, но, может быть, мы продолжим после работы? Прямо сейчас мне нужно заняться этим звонком клиента».

Письменный план на день или секторная диаграмма, вывешенная на обозрение, станет вашим союзником. Можете показать на нее, провожая вашего посетителя.

Отвлеките их уже на подходе. Если вы заметили, что в вашу кабинку направляется многоречивый любитель слухов, встаньте, поприветствуйте его и пригласите проводить вас туда, куда вы явно направлялись. Вы можете сказать: «Пойдем со мной, по пути в бухгалтерию у нас будет несколько минут на разговор».

Обычно распространители слухов предпочитают более уютную обстановку, поэтому они пойдут надоедать кому-нибудь другому.

Заставьте ваших посетителей работать