Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

В отношении работы с простыми документами мы согласны с этим правилом. Но не каждый документ прост. Некоторые из них нужно проанализировать, обсудить, согласовать и переделать много раз, прежде чем будет заключена сделка. Возможно, очень разумно какое-то время держать такой документ под рукой. Но он не должен стать обузой. Вот как еще один из прежних начальников Пэт, президент бостонской обучающей компании, работал с входящими документами. Он записывал свои реакции на полях входящих писем и предложений. Его теория экономии времени была такова:

Никогда не читай служебную записку или предложение дважды. Сразу же улавливай их смысл и свою реакцию. Затем, даже если необходимо обдумывать решение в течение часов или дней, нет нужды перечитывать оригинал. Вы уже двигаетесь дальше.

В чем дополнительная польза? Сотрудники всегда могли следить за откровенно изложенным ходом мысли своего шефа. Его пример много дал им для понимания, как принимать решения. Записывая свои реакции, начальник Пэт учил команду рассуждать о проблемах и предложениях, помня об интересах компании.

Экономьте время при чтении текущих отчетов

Несколько лет назад Алек Маккензи посетил исполнительного директора крупной европейской консалтинговой компании. У этой организации десятки филиалов и ассоциированных предприятий, поэтому количество текущих проектов ошеломляло. На самом деле боковой стол исполнительного директора ломился от груза отчетов, сформированных с помощью компьютера, и соответствующих исследований, распечатанных на десятках страниц.

Алек спросил:

– Вы действительно читаете все это?

– Боже, конечно, нет, – ответил исполнительный директор. – Большая часть этого – обновление отчетов прошлой недели. Вы заметили, где расположены эти отчеты? Прямо над мусорной корзиной!

Директор не только пошутил – он еще и подстраховывал свои требования «должной старательности», ведь при необходимости у него под рукой имелся полный отчет. При этом он настаивал на том, чтобы сопроводительная записка к каждому отчету удовлетворяла двум требованиям:

• выделить важные изменения;

• подчеркнуть любые рекомендации, нуждающиеся в его одобрении.

Если в ваши задачи входит просмотр и одобрение отчетов, подготовленных вашими коллегами, просите их размещать краткое содержание на первой странице всех предложений и исследований. Для многих руководителей это резюме – единственная страница, которую они читают. Обучите своих сотрудников делать это правильно.

Живые голоса

Вот как Роджер Нис, региональный менеджер в Медицинском институте Говарда Хьюза, задает стандарты управления собственной бумажной волокитой:

Я читаю входящие электронные сообщения и документы большими порциями и сразу же предпринимаю какие-либо действия. Вот каков мой режим работы:

• выбросить, если не представляет интереса;

• ответить, если написано доходчиво;

• затем сохранить и запрос, и мой ответ;

• передать документ на рассмотрение стороне, которая должна с ним дальше работать.

Я стараюсь использовать правило «прикасайся к документу только один раз», когда это целесообразно. Я без промедления читаю и обрабатываю документ.

Будьте в курсе того, что пишут в деловых и профессиональных журналах

Вот некоторые из предпочитаемых руководителями способов чтения, о которых они рассказали на наших семинарах по тайм-менеджменту.

1. Просите ваших сотрудников бегло читать главные моменты, выделяя или резюмируя их для вас.

2. Поручайте знакомство с разными публикациями разным членам команды, в соответствии с их компетенциями и интересами.

3. Подписывайтесь на печатные или электронные версии краткого обзора периодики, специализирующейся в вашей сфере. Вы также можете делегировать некоторую часть такого поиска данных.

4. Раздавайте эти печатные издания своим сотрудникам, указывая разумные сроки.

5. Побуждайте сотрудников писать на полях о полезных приложениях – это может пригодиться их коллегам.

6. Хвалите сотрудников, когда они дают ценные комментарии. Если ваши сотрудники не находят в этих изданиях чего-либо ценного, подумайте об отмене подписки. Возможно, ваша команда опережает всех.