Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

7. Посетите курсы скорочтения или потренируйтесь самостоятельно, чтобы просматривать документацию еще быстрее. Большинство таких курсов предлагают бегло прочитывать пять сантиметров любого текста – по вертикали сверху вниз. Завидев что-то особо интересное, вы можете замедлиться и найти подробности.

8. Если вы – единственный читатель толстых журналов, будьте избирательны. Проверяйте содержание новых выпусков, вырезайте те статьи, которые могут оказаться полезными, и помещайте их в архив непрочитанными, чтобы к ним можно было обратиться позднее. Выбрасывайте оставшиеся части журналов.

9. Многие журналы теперь публикуются в электронном виде. Подумайте над сменой подписки, чтобы ваш компьютер мог отсеять материалы для чтения.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДСКАЗКА: когда большой объем данных приходит в виде прикрепленного файла, постарайтесь перевести его в программу Word, затем воспользуйтесь инструментом «Автореферат», чтобы увидеть только выделенные части текста. Раскрывающееся меню даст вам варианты выбора: тщательный просмотр на 25, 50 или 75 процентов. Внимание: «Автореферат» не уменьшает списки. Он предназначен для того, чтобы выделить главное в этих больших, скучных параграфах. Этого достаточно!

Сократите количество исходящей корреспонденции

1. Создание черновика – обязательное условие. Для начала определитесь с двумя или тремя пунктами (ваши главные идеи) и запишите их на стикере. Так вы устраните панику, охватывающую большинство составителей служебных записок, которые садятся перед «пустым монитором». Затем составьте ваш текст, опираясь на эти ключевые моменты. Как говорит один из учителей Пэт Никерсон, преподающий навыки письма, «никогда не шевелите и пальцем, прежде чем будут готовы ваши мозги». Поэтому не «разминайтесь» с помощью клавиатуры – в противном случае вы произведете тысячу бессмысленных слов, которые будет неприятно редактировать и неприятно читать.

2. Вовсе избегайте служебных записок или электронных писем, когда дипломатия под угрозой. Выберите разговор. Нет необходимости увековечивать каждое взаимодействие.

3. Будьте кратки. Нацельтесь на создание простых, точных служебных записок, написанных ясным и вежливым тоном и не перегруженных.

4. Найдите фразы для многократного использования. При случае вы удивите себя написанием по-настоящему превосходного текста. Храните свои лучшие образцы. Обращайтесь к ним и переделывайте в соответствии с нуждами, когда вы слишком торопитесь или слишком устали и не сможете написать хорошие фразы.

Многократно используйте формы для периодических отчетов

Создайте стандартные шаблоны для периодических отчетов и сделайте их постоянными. Читатели испытывают благодарность, находя определенную информацию в определенных местах периодических отчетов.

В итоге вы станете заменять громоздкие абзацы диаграммами, таблицами или вопросниками, суть которых читатели смогут понять мгновенно.

В конце концов, вы можете проверить, напрасен ли ваш тяжелый труд по составлению периодических, повторяющихся отчетов: подготовьте недельный отчет как обычно, но не отсылайте его сразу – посмотрите, сколько пройдет времени, прежде чем кто-либо спросит о нем, если вообще сделает это!