Лучшие практики управления компаниями

Предположим, в каком-то офисном процессе участвуют несколько человек: клиент, региональный менеджер, продуктовый менеджер, контролер, менеджер проекта. Каждому из них на диаграмме выделяется своя «дорожка». Элементы процесса располагаются на дорожках в соответствии с тем, кто что выполняет.

Диаграмма позволяет не только видеть последовательность действий, но и моменты, когда ответственность за процесс переходит от одного участника к другому. Чаще всего в неотлаженных процессах именно в этих точках и возникает вид потерь под названием «ожидание»: например, документы или информация накапливаются перед тем, как их передадут в другой отдел или другому сотруднику, либо уже переданная информация ждет появления этого сотрудника для того, чтобы он поставил свою визу. В других случаях кроме ожидания возникают потери в виде лишних перемещений информации и ее переделок, когда какой-то части из всего набора данных не хватает.

Чтобы оптимизировать процесс с помощью диаграммы «плавательные дорожки», нужно свести к минимуму количество передач процесса между участниками. В идеале каждый должен участвовать в процессе один раз на всем его протяжении, как в эстафете: пробежал свой этап, передал заказ – эстафетную палочку – следующему по процедуре участнику, и все, больше не возвращайся к этому заказу. Для каждого момента передачи эстафетной палочки должен быть составлен полный набор информации, которая должна передаваться. Если чего-либо не хватает, это будет означать, что процесс остановится и все участники будут ждать, пока не появится необходимая информация.

Можно дополнить «плавательные дорожки» шкалой времени, которая отражает длительность отдельных операций, тогда получится комбинированная функционально-временная диаграмма процесса.

3.4.12. Диаграмма Спагетти

Диаграмма спагетти – это инструмент визуального контроля движения материального или информационного потока. Применение инструмента позволяет наглядно зафиксировать весь маршрут, который проходит оператор во время исполнения процесса (например, сотрудник в офисе, клиент банка, мастер по ремонтным работам в цеху). Нанесение на карту линий, отображающих движение оператора, визуально получается «лапша», отсюда и возникло название (см. Рисунок 39).

Рисунок 39 – Иллюстративный пример использования диаграммы «Спагетти»

Для повышения операционной эффективности в ремонтном цехе мы с командой разбились на рабочие группы, в каждой из которых присутствовал один тренер (обученный LSS-специалист) и до 7 человек из различных отделов. В рамках обучения мы взяли для исследования процесс «диагностика подвески карьерного самосвала – БелАЗ». В рамках полносменного наблюдения была построена диаграмма спагетти. Полученные данные мы оформили в результат диагностики, указав общее расстояние и время, затраченное мастером ремонтного цеха (время на переход в склад и поиск там необходимых запчастей) (см Рисунок 40).

Рисунок 40 – Диаграмма спагетти – перемещение слесаря

Определили структуру потерь времени мастера цеха (см Рисунок 41).

Рисунок 41 – Основные потери времени

Описание причин потери времени:

1. Лишние перемещения вызваны отсутствием оптимальной последовательности выполняемых операций.

2. Потери времени на поиск инструмента вызваны неоптимальной схемой расположения инструмента и отсутствием перечня необходимого инструмента для выполнения каждой отдельной операции.

3. Потери времени при использовании непроизводительного или неподходящего оборудования и инструмента (например: использование домкрата с недостаточной грузоподъемностью – приходилось поднимать каждую балку по отдельности).

Отображение информации в подобном виде позволяет быстро разработать решения для сокращения движений в рамках процесса:

1. Перепланирование организации рабочего пространства.

2. Использование сумки-пояса для ношения инструментов с собой и сокращения времени на передвижение по цеху.

3.4.13. Блок-схема (Flow Chart)

Тип диаграммы, который показывает точки принятия решений, критерии принятия решений по процессу и описывает логику «что, если». Использование данного инструмента позволяет наглядно отразить последовательность выполнения операций по процессу. Если удалось построить достаточно детализированное описание процесса, то такую диаграмму можно использовать для регламентации процесса (см. Рисунок 42)

Рисунок 42 – Иллюстративный пример использования блок-схемы

Использование данного типа диаграммы позволяет получить следующие выгоды:

1. Достичь абсолютного понимания процесса среди всех заинтересованных сторон.

2. Выделить точки принятия решений в процессе.

3. Определить операции, не добавляющие ценности производимому продукту процесса.

4. Выстроить командную работу вокруг построенной диаграммы процесса.

Множество различных символов применяется для построения карты процесса. Наиболее распространенные символы представлены ниже (см. Рисунок 43).

Рисунок 43 – Наиболее распространенные символы для построения карты процесса