Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)

Например, можно выбрать строки, которые начинаются с определенных символов (в нашем случае важно быть уверенными в том, что правовая форма указана именно в начале ячейки).

В фильтре можно использовать символы подстановки: например, если вы хотите фильтровать и ООО, и ОАО, можно поставить знак вопроса вместо второй буквы. Тогда будут фильтроваться все строки с буквами О на первой и третьей позиции и любым символом между ними.

Поэтому, если вам нужны строго два варианта, лучше выбрать «ИЛИ» (Or) и указать их без символов подстановки.

ЧИСЛОВЫЕ ФИЛЬТРЫ

Уникальных чисел, как правило, в любой таблице много, и здесь выбирать или исключать по одному в списке в большинстве случаев неудобно. Помогают числовые фильтры — возможность выбирать все числа выше или ниже определенного значения или в заданном диапазоне.

Например, можно отобразить строки со сделками крупнее 12 000.

Обратите внимание на числовой фильтр «Первые 10» (Top 10). По умолчанию это 10 наибольших значений.

Но здесь можно изменять количество и смотреть на наименьшие, а не наибольшие значения — например, отобразить 5 самых маленьких сделок.

Кроме того, можно наложить условие не по количеству элементов, а по процентам. Например, посмотреть на 20% самых крупных сделок.

ФИЛЬТР ПО ЦВЕТУ

Фильтровать можно по цвету (заливки и шрифта), и неважно, был этот цвет изменен вами вручную или он появляется в результате работы условного форматирования.

Предположим, у нас есть правило условного форматирования: выходные дни автоматически заливаются цветом (подробнее о правилах условного форматирования с формулами вы сможете прочитать в соответствующей главе).

Здесь используется формула для форматирования ячеек =ДЕНЬНЕД(D2;2)>5 — мы проверяем, что день недели больше 5-го (то есть 6 или 7). Второй аргумент функции ДЕНЬНЕД определяет тип нумерации; 2 — начало недели с понедельника, то есть ему соответствует единица.

Мы можем отфильтровать (и отсортировать тоже) эти строки по цвету.

В Google Таблицах фильтр устанавливается на панели инструментов или через меню «Данные» (Alt + D → F).

Чтобы настраивать фильтры, которые не будут видны другим пользователям при совместной работе (с книгами Excel, хранящимися в облаке), используйте «Представления» (Sheet Views) — о них подробнее в соответствующей главе ниже.

ОБНОВЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ФИЛЬТРАЦИИ

Результаты фильтрации не обновляются сами. Если вы поменяли данные и какая-то строка уже не должна отображаться при текущих критериях в фильтре, она все равно будет отображаться, пока вы не примените фильтр снова. Если добавились новые данные в конце диапазона, они тоже не отфильтруются автоматически.

Для обновления фильтра нажмите Ctrl + Alt + L. Или кнопку «Повторить» (Reapply) на ленте рядом с кнопкой фильтра.

Если у вас Excel 2021 / Microsoft 365 или вы используете Google Таблицы, можно использовать функции СОРТ / SORT и ФИЛЬТР / FILTER. Так как это функции, то результат (отсортированные и/или отфильтрованные данные) будет обновляться автоматически при изменении исходных данных.

ФИЛЬТРЫ В GOOGLE ТАБЛИЦАХ

Обычный фильтр и результаты фильтрации в Google Таблицах видны пользователям с любым доступом. Если вы отфильтровали данные с его помощью, то другие люди не увидят скрытые строки, пока не снимут фильтр (снять его они смогут, только имея доступ на редактирование).

Режимы фильтрации (Filter views) видны только тому пользователю, который в этот фильтр зашел. Их можно сохранять под названиями и передавать ссылки на них другим (это очень удобно, когда нужно вместе посмотреть на какой-то срез данных), об этом чуть ниже.

Доступ ко всем созданным в файле фильтрам (режимам фильтрации, Filter views) есть у любого пользователя, даже с доступом на просмотр (но менять и удалять их он не сможет).

Пользователь с доступом на просмотр/комментирование может создавать только временные фильтры или просматривать чужие режимы фильтрации. Временные фильтры не сохраняются после закрытия вкладки и не видны другим пользователям.

Именно режимы фильтрации — оптимальное решение для совместной работы. Обычный фильтр лучше вообще не использовать, если пользователей больше одного. При этом не забывайте, что фильтры сохраняются. По умолчанию — под названиями вида ФильтрN, где N — порядковый номер.