Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1gF3rnC62IR9t7zkXwjakcc77_Y6EyZLgkyrMc7b5K_o/

edit#gid=1204635281

Также можно получить ссылку на любую ячейку или диапазон ячеек — достаточно выделить их, вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать «Показать другие действия с ячейкой» — «Получить ссылку на эту ячейку/этот диапазон» (View more cell actions — Get link to this cell/range).

У таких ссылок будет окончание вида ⦥=диапазон:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1gF3rnC62IR9t7zkXwjakcc77_Y6EyZLgkyrMc7b5K_o/edit#gid=1524961521⦥=A28:G29

При работе с фильтром в режиме фильтрации (Filter view) можно скопировать ссылку на него в адресной строке браузера — с окончанием &fvid=…:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1gF3rnC62IR9t7zkXwjakcc77_Y6EyZLgkyrMc7b5K_o/edit#gid=305223850&fvid=1583181288

Также можно получить ссылку на комментарий, если щелкнуть на три точки в его правом верхнем углу.

Конечно, все подобные ссылки будут открываться только при наличии у открывающего доступа к таблице.

Из Excel в Google Таблицы и обратно

Данные из Excel можно копировать в Google Таблицы — и наоборот: достаточно выделить диапазон, скопировать его (Ctrl + C) и вставить в другом редакторе (Ctrl + V). Если вы хотите вставить данные без форматирования в Google Таблицах (в Excel — только в Microsoft 365), нажмите Ctrl + Shift + V.

Если в данных есть числа с разделителями разрядов, лучше предварительно отформатировать их как обычные числа без разделителей. Иначе они вставятся (при любом направлении копирования и вставки — в Google Таблицах или в Excel) с пробелами вместо разделителей, то есть станут текстом и не будут корректно обрабатываться в формулах.

В таком случае придется вызвать окно замены (Ctrl + H), вставить в него скопированный из исходных данных пробел и удалить его (оставить поле «Заменить на» пустым).

Если вы импортируете книгу Excсel целиком (или скачиваете Google Таблицу на локальный диск в формате XLSX), то таких проблем с числами не будет. Форматы будут перенесены корректно, как и проверка данных, условное форматирование, закрепленные строки и столбцы. Формулы тоже, за исключением тех функций, которые отсутствуют в одном из редакторов.

Скачать Google Таблицы на локальный диск в виде книги Excel можно двумя способами.

1. Находясь в самой таблице, выберите «Скачать» (Download) в меню «Файл» (File).

2. На Google Диске щелкните правой кнопкой и в контекстном меню выберите «Скачать».

Книгу Excel можно загрузить как любой другой файл на Google Диск. После этого с ней можно полноценно работать, не будут доступны лишь некоторые функции (например, скрипты).

У книг Excel на Диске своя иконка.

А в интерфейсе таблиц отображается формат, показывающий, что мы работаем не с Google Таблицей.

В меню «Файл» есть опция для сохранения книги Excel в формате Google Таблиц.

Кроме того, там же есть опция «Импортировать» для загрузки книг Excel с локального диска сразу в формате Google Таблиц.

Несколько слов о макросах

В этой книге мы не рассматриваем тему макросов подробно: ей посвящены отдельные издания (я рекомендую книгу «Профессиональное программирование на VBA», подробнее о ней — чуть ниже в списке литературы). Скажем несколько слов, чтобы у вас сложилось представление о макросах в первом приближении, если вы еще с ними не сталкивались.

Макросы — это программы на встроенном в Excel языке программирования VBA. В широком смысле задача макросов — управление данными. С помощью макросов можно автоматизировать рутинные операции и избавиться от ручной работы, ускорив обработку данных в Excel и исключив ошибки ручного ввода и/или обработки данных.

Примеры можно приводить долго: сравнивать два файла, поменять шрифт у всех диаграмм на всех листах в десяти документах, исправить некорректно выгруженные данные из 1С, создать из одного сводного файла много отдельных за несколько секунд автоматически, создать оглавление — отдельный лист со ссылками на все остальные (пример такого макроса будет ниже) и многое другое.

Visual Basic был выпущен в 1991 году и стал стандартным языком для написания сценариев в приложениях Microsoft.

Поскольку макрос — это программа, а программа теоретически может выполнить вредоносные действия, с определенного момента Microsoft стал выделять отдельные форматы для документов Excel с макросами. Обычный формат последних версий Excel — XLSX — не предусматривает сохранение макросов. В нем можно их создать, но после этого придется сохранить в одном из специальных типов с макросами. Это XLSM или XLSB.