Материально-техническое снабжение на современном предприятии от А до Я

Дальнейшая сегментация категорий ведется по матрице Кралича, классифицирующей все закупки в зависимости от профиля "важность для бизнеса – сложность рынка поставщиков". Выделяются 4 типа категорий – стратегические (высокая важность и высокие риски), рычаговые (высокая важность, низкие риски), некритичные (низкая важность и низкие риски), проблемные или узкоспециализированные (низкая важность, высокие риски). Для каждого типа категорий выбирается своя приоритетная стратегия управления – от простой оптимизации затрат до стратегического партнерства и вовлечения в разработку инноваций. Также на основе ABC-XYZ-анализа определяются категории, требующие особого контроля и оптимизационных усилий.

Следующий важный этап – формирование структурированных перечней (справочников, каталогов) всех закупаемых позиций ТРУ в разрезе категорий и субкатегорий. Цель таких перечней – стандартизация описаний и спецификаций ТРУ, устранение дублирования позиций, упрощение поиска, сопоставления, анализа закупаемой номенклатуры, выявление возможностей для унификации и сокращения ассортимента, формирование основы для автоматизации всего процесса закупок. Ведение таких перечней осуществляется централизованно службой снабжения при активном участии внутренних клиентов – инженеров, технологов, маркетологов, сотрудников ОМТС и складов. Для стандартизации описаний и облегчения поиска используются как внутренняя (на основе конструкторско-технологической документации), так и общепринятая внешняя классификация.

Процесс ведения перечней регламентируется и предполагает четкие правила по внесению новых позиций, проверке на дублирование, упразднению неактуальных, переводу текстовых описаний в структурированные спецификации, распределению ролей и полномочий, синхронизации данных между различными ИТ-системами. Проводится регулярный (минимум ежегодный) пересмотр всей номенклатуры на предмет стандартизации наименований, исключения малооборачиваемых и дублирующих позиций, унификации закупок от разных поставщиков, блокировки закупок ТРУ вне согласованного перечня. В идеале эта работа ведется кросс-функциональными категорийными командами.

Категорийная команда – это основная "рабочая лошадка" категорийного менеджмента, отвечающая за полный цикл управления отдельными категориями – от анализа потребностей до заключения и исполнения контрактов. Ключевая роль здесь принадлежит категорийному менеджеру – высококвалифицированному специалисту, сочетающему компетенции в области закупок, глубокое знание рынка, понимание специфики продукта и процессов внутренних клиентов. Он действует как своеобразный мини-CEO категории, самостоятельно принимая решения в рамках утвержденной стратегии и бюджета.

В зависимости от масштаба закупок, в подчинении категорийного менеджера могут находиться специалисты по закупкам, аналитик рынка, эксперт по качеству, специалист по развитию поставщиков. Но обязательным является кросс-функциональный состав команды – в нее включаются представители функций, потребляющих данную категорию (с долей занятости 20-50%). Это позволяет сбалансировать коммерческие и технические требования, ускорить согласование спецификаций и условий, обеспечить быстрое внедрение новых решений. Работа категорийной команды строится на принципах единства целей, взаимного доверия и коллективной ответственности, используются методы двойного (административного и проектного) подчинения, стимулирования на основе общекомандных KPI.

Центральный элемент категорийного менеджмента – разработка категорийных стратегий, определяющих долгосрочный план развития каждой категории в привязке к целям бизнеса и рыночному анализу. Категорийная стратегия включает в себя определение границ и структуры категории, ее роли и приоритетов для бизнеса, целевых показателей эффективности (сбалансированных KPI), ключевых рычагов оптимизации затрат (консолидация, стандартизация, TCO), базовых стратегий взаимодействия с рынком (конкурентные торги, сотрудничество, партнерство), критериев сегментации и управления поставщиками, целевой операционной модели, дорожной карты ключевых инициатив и проектов.

Разработка категорийной стратегии начинается с глубокого анализа рынка, поставщиков, новых технологий и моделей ТСО по данной категории. Изучаются такие аспекты, как уровень конкуренции и консолидации поставщиков, структура и динамика цен, ключевые тренды спроса и предложения, потенциал новых технологий и субститутов, полная структура затрат, профиль рисков в цепочке поставок. Для этого используются различные аналитические методы и источники информации – исследования рынка, база контрактов и счетов, запросы информации поставщикам, встречи и переговоры, внешние бенчмарки, отраслевые издания и выставки.