Microsoft Office

Среди программ семейства Microsoft Office программа для разработки и управления базами данных Access всегда стояла особняком. Ведь в отличие от других программ этого пакета, применение Access в домашних условиях найти крайне сложно – если не просто невозможно. По своим возможностям и, соответственно, сложности интерфейса Access ближе к профессиональным, а не к домашним программам, масштаб дома или даже маленького офиса для этой программы слишком мал. Вот и получается, что на практике лишь один пользователь из десяти, установивших на свой компьютер Microsoft Office, хоть раз в жизни запускает Access. И лишь один из ста работает с ним регулярно. Но жизнь показывает, что шансов преуспеть в сегодняшнем мире гораздо больше у того, кто дружит с этой программой, четко знает все ее возможности и сферы применения.

Знание баз данных дает человеку ключ к громадной вселенной информации, дарит ему способность видеть информационный мир в трех измерениях. И эта фраза – отнюдь не красивый речевой оборот в духе «Тысячи и одной ночи»... Вспомним – пользователь Word живет в мире линейном, одномерном. Пользователь Excel, с его разбитым на клеточки рабочим полем, оперирует уже двумя измерениями. Но поле Excel – это лишь скромная проекция рабочей среды Access... Кстати, тем, кто знаком с Excel, овладеть Access будет просто – по внешнему виду обе программы необычайно схожи. Ничего удивительного – ведь в качестве основы Access использует уже хорошо знакомые нам таблицы – при этом практически все возможности работы с ними, знакомые по Excel, остаются на месте! Формулы и сортировки, связи отдельных ячеек и их формат – все на месте. Тогда в чем же отличие? Что ж, при работе с одной простой таблицей отличий мало. Более того, в этом случае вам и не стоит отрываться от любимого Excel и в поте лица своего осваивать новую программу. Но вот как только речь заходит о целой системе таблиц, то без Access нам никак не обойтись. Ведь все таблицы в среде Access не просто равноправны, но и взаимосвязаны! Там, где в Excel существует множество автономных документов, в Access мы видим единый организм, живущий по законам коллективизма: в любой момент каждая таблица готова поделиться информацией с «товарками». На долю пользователя остается лишь тяжкая работа по составлению «конституции» этого маленького государства – сколько и какие таблицы будут жить в базе данных, каким образом они будут взаимодействовать между собой...

Создаем базу данных

Создать собственную базу данных в Access можно несколькими способами. Опытные пользователи могут прибегнуть к режиму Конструктора, с помощью которого и будут заданы все параметры основных таблиц: номенклатура полей, тип содержащихся в них данных, установлены связи и формы вывода данных. Однако новичкам, возможно, стоит прибегнуть к помощи Мастера, который предложит вам на выбор десятки шаблонов «деловых» и «личных» таблиц для создания небольшой базы данных:

«Деловые»:

Список рассылки

Контакты

Клиенты

Сотрудники

Товары

Заказы

Сведения о заказчике

Поставщики

Типы

Оплата

Счета

Сведения о заказе

Проекты

Мероприятия

Резервирование

Оплаченное время

Расходы

Выдачи

Основные фонды

Записи работ

Операции

Задачи

Сотрудники (Задачи)

Студенты

Студенты и занятия

«Личные»:

Адреса

Гости

Типы

Личное имущество

Рецепты

Растения

Журнал упражнений

Журнал диеты

Список вин

Сведения о пленках

Фотографии

Авторы

Книги

Группы

Записи работ

Исполнитель

Альбомы

Каталог видеозаписей

Учетные записи

Вложения

Наверняка многие из вас уже поняли, какие возможности открывает Access даже домашнему пользователю. Создать таблицу с каталогом собственной музыкальной коллекции в Excel может каждый, но только Access может подключить к этой таблице другую, посвященную самим исполнителям – с их биографическими данными, фотографиями (вы не забыли, что ячейка Access, так же, как и Excel, может содержать не только текстовые и числовые величины, но и изображения и даже мультимедиа-файлы?). Можно включить в базу данных и еще одну таблицу – с полными дискографиями каждого исполнителя (ведь не все же альбомы есть в вашей домашней коллекции). И еще одну – со своеобразным «журналом проката»: автор на собственной шкуре ощутил, что подобная бюрократия в ряде случаев очень даже необходима. И теперь, уныло глядя на пустые гнезда на стеллаже с дисками, жалеет, что не познакомился с Access годика три назад...