Microsoft Office

Но если для домашнего пользователя чаще всего будет достаточно простенькой БД с двумя-тремя связанными таблицами, то в рамках предприятия и даже малого офиса частенько приходится общаться с базой в десятки, а иногда – и сотни таблиц! Взгляните еще раз на «Деловой» список, предлагаемый Мастером Access – иногда и этих трех десятков таблиц бывает недостаточно. Безусловно, проектировать такую базу гораздо труднее, однако и выиграете вы в итоге неизмеримо больше! Возьмем лишь проблему взаимосвязи данных. Мы помним, насколько интересно устанавливать связи между ячейками таблиц Excel, когда при изменении значения лишь одной ключевой ячейки моментально пересчитываются и значения в остальных. Но – только в рамках одной таблицы или, в крайнем случае, «книги». А теперь представьте, что при изменении этой самой ячейки перестраивается пересекающаяся информация в СОТНЯХ входящих в базу данных таблицах! Такое возможно только в Access – в Excel не миновать вам долгой и кропотливой ручной работы. Неудивительно – при создании таблиц Excel для того же каталога домашней коллекции мы не сможем избежать повторения данных. Поле Исполнитель будет и в таблице Исполнители, и в таблице Альбомы, причем поля эти никак не будут связаны друг с другом. При составлении же базы данных такого досадного дубляжа не происходит.

При разработке базы данных в Access, независимо от степени ее сложности, нам с вами придется выполнить, как минимум, четыре совершенно отдельных и независимых комплекса работ:

Проектирование базы данных – пожалуй, самая сложная для новичка часть работы. Выверка номенклатуры полей, их значений, установка связей между таблицами самой простой базы данных может занять дни и даже недели... Работа над сложными БД требует уже навыка программирования, умения работать со сложными формулами. После завершения этого этапа в вашем распоряжении окажется пустая, но полностью готовая к работе оболочка – шаблоны таблиц, которые вам надо будет заполнить нужным вам материалом.

Формы ввода и вывода данных. Для удобства заполнения этих таблиц не помешает выбрать и форму – типовой бланк, в который будут вноситься нужные данные. В Access включена довольно большая библиотека типовых форм, однако в ряде случаев нам вновь придется прибегнуть к помощи Конструктора и создать собственную.

Ввод данных – работа долгая и монотонная: заполнение базы данных может длиться едва ли не больше, чем ее разработка. Зато в том случае, если вы правильно спроектировали вашу базу и создали удобную форму ввода, никаких сложностей на этом этапе вы не встретите. Но вот база данных заполнена, но радоваться пока еще рано. Ведь пока в наших руках лишь сырой массив информации, работать с которым напрямую, как с таблицами Excel, нет никакого смысла – в море данных нетрудно и утонуть...

Вывод данных. Именно громадные возможности Access по выводу информации и отличают базу данных от простеньких таблиц Excel – ведь даже работая с «книгами» последнего, вы вынуждены держать перед глазами всю имеющуюся информацию, перескакивая с таблицы на таблицу и мучаясь с установками фильтров для каждой. При работе же с Access все происходит иначе – база данных дает вам точный и лаконичный ответ на ваш вопрос, не обременяя вас статистическим мусором.

Итак, вам необходимо извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных и представить всю информацию в максимально удобном для просмотра (или последующей распечатки) виде. Значит, сначала нам придется правильно подготовить запрос к базе – какие именно ячейки и из каких таблиц вас интересуют, в каком именно порядке должны они располагаться. А для удобства отображения информации нам вновь, как и в случае с вводом данных, придется поработать с формами – только в этот раз их роль будет неизмеримо важнее. Ведь форма вывода – не просто «лицо» вашей базы данных, но и один из важнейших ее элементов. Так, собирая данные из нескольких таблиц, форма должна предложить пользователю не просто сами данные, но и результат вычислений, сделанных на их основе. Допустим, нам необходимо узнать, сколько стоил в милой сердцу «деревянной» валюте купленный нами три года назад компакт-диск (или крупнооптовая партия куриных окорочков). Для этого могут быть задействованы сразу несколько таблиц базы данных – например, перечень всех купленных вами партий окорочков и справочник по курсу доллара. Взяв необходимые данные из обеих таблиц (стоимость нужной партии в рублях и курс доллара на этот день), форма вычислит результат и представит его вам в соответствующем поле. В том случае, разумеется, если вы заранее присвоили данному полю нужную формулу.