Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8

Каждая компания проводит собрания. Эти собрания часто имеют определенную повестку; а если собрание повестки не имеет, то стоит подумать над тем, чтобы определить ее и воспользоваться преимуществами. Иногда участники должны подготовиться к собранию заранее: просмотреть документ, составить список вопросов или что-то принести с собой. Если участники не знают об этом и не подготовятся, собрание может пройти неэффективно или воoбще сорваться. Может произойти так, что участники при подготовке к собранию используют устаревшие версии документов или выполняют не те инструкции из-за того, что запутались в многочисленных сообщениях, полученных по электронной почте. Кроме того, иногда на собрании или после него требуется раздать участникам тезисы или инструкции. Разве не замечательно было бы, если бы все заметки, документы, инструкции и остальная информация, связанная с собранием, хранилась централизованно, и ее было просто найти? И еще лучше было бы, если бы можно было выполнять поиск по этой информации.

В состав служб Windows SharePoint включен шаблон узла с именем Рабочая область для собраний (Meeting Workspace), помогающий улучшить связь участников до и после собрания, предоставляющий место для хранения информации, относящейся к собранию. Рабочие области для собраний, предоставляя единое пространство для взаимодействия участников, позволяют сделать более эффективными собрания любых организаций, независимо от их размера.

В этой главе вы научитесь создавать рабочие области для собраний, используя шаблон узла. Вы узнаете, как после создания рабочей области для собраний добавлять в нее такие элементы, как цели, повестки и участники. Также вы научитесь настраивать рабочие области, добавляя веб-части и дополняя список элементов, представленный этой веб-частью.

Один из разделов главы 11 посвящен созданию рабочих областей для собраний из Microsoft Office Outlook 2007, а в этой главе описывается использование интерфейса обозревателя.

Внимание! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».

Внимание! Помните, что в упражнениях вместо адресаследует использовать адрес доступного вам сервера.

Создание рабочей области для собраний с использованием шаблона

Создать рабочую область для собраний в обозревателе можно двумя способами.

1. Создать узел SharePoint, используя один из пяти шаблонов рабочих областей для собраний, имеющихся в службах SharePoint. Этот новый узел SharePoint будет иметь всю функциональность рабочей области для собраний, но не будет связан непосредственно с каким-либо событием.

2. Использовать календарное событие для создания рабочей области, связанной с этим событием. Новый узел будет навсегда связан с событием, взятым за основу.

О создании и использовании рабочих областей для собраний из Office Outlook 2007 рассказывается в главе 11.

При создании рабочей области для собраний с использованием Пазового шаблона рабочей области для собраний автоматически добавляются три списка: Цели (Objectives), Повестка (Agenda) и Участники (Attendees). Также создается библиотека документов для хранения документов, связанных с собранием. Эти списки и библиотека функционируют как и любые другие списки и библиотеки, описанные в предыдущих главах. Каждый список имеет веб-часть на первой странице рабочей области, что упрощает использование информации из него. Кроме того, в списке Участники (Attendees) в качестве организатора собрания указан пользователь, создавший рабочую область.

В следующем упражнении вы создадите рабочую область, используя базовый шаблон, и сохраните заметки для еженедельного собрания.

Откройте узел SharePoint верхнего уровня. В этом упражнении используется узелно вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно прав для создания узла. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. В меню Действия узла (Site Actions), расположенном в правом верхнем углу страницы, выберите команду Создание (Create), чтобы открыть страницу Создание (Create).

Совет. Как ни странно, если дочерним узлом является рабочая область для собраний, в меню Действия узла (Site Actions) не будет команды Создание (Create). Поэтому нужно будет щелкнуть на имени списка в одной из веб-частей на домашней странице, щелкнуть на ссылке Все содержимое узла (All Site Content) в области быстрого запуска, а затем на ссылке Создать (Create) на панели инструментов.

2. В группе Веб-страницы (Web Pages) щелкните на ссылке Узлы и рабочие области (Sites and Workspaces), чтобы открыть страницу Новый узел SharePoint (New SharePoint Site).