Микроменеджмент

Д – «Какие действия я должен предпринять? Какое из этих дел я могу отложить до завтра, чтобы выполнить ваше задание?» Или: «Могу предложить такой план действий. Я начну работать над этим в первой половине дня, и к трем часам все будет готово». (Всегда первым называйте сроки).

Всегда ли техника ПСД срабатывает? Нет. Ничто не может быть эффективным всегда. Но даже если она срабатывает в одном случае из десяти, это уже кое-что.

– Относитесь серьезно к совещаниям. Подготовьтесь. Определите, какая информация нужна вам, а какую могут запросить у вас.

Не сбивайтесь с темы и не позволяйте это другим. Сосредоточьтесь и призовите к этому окружающих.

Не впадайте в панику. Раз уж собрание неизбежно, извлеките из него максимум пользы. Не демонстрируйте желания поскорее покончить с этим. Это только спровоцирует микроменеджера продлить собрание.

Предлагая продолжить решение вопросов в рабочем порядке, вы получаете хороший шанс избежать необходимости созывать еще одно совещание. Скажите:

«Я суммирую все, о чем мы здесь говорили, и разошлю всем по электронной почте сегодня к концу дня».

Если это возможно, старайтесь решать конкретные вопросы с конкретными людьми, чтобы не надо было лишний раз организовывать официальное совещание.

Четко определяйте для себя ожидания начальника

Как уже отмечалось ранее, ожидания микроменеджера часто меняются. Это приводит к путанице. А путаница и есть одна из главных причин появления микроменеджмента.

Существует несколько способов добиться от него относительной четкости в том, что конкретно он от вас в итоге хочет получить.

Определите приоритеты

После каждого разговора с микроменеджером у вас должно складываться четкое представление об установках и первоочередных задачах. Многие для удобства пользуются условными обозначениями – цифрами, цветом или словами. У всех должно быть единое понимание данных символов.

Символ «1», красный цвет или слова «первоочередная задача» означают: «Выполнить это задание, прежде чем сделать следующий вдох».

Символ «2», зеленый цвет или слова «несрочное задание» означают, что это может подождать, поскольку есть небольшой запас времени.

Символ «3», голубой цвет или слова «долгосрочное задание» означают, что можно не торопиться, так как крайний срок наступит через месяц или еще позже.

Поскольку вам все-таки необходим «следующий вдох», то к тому, что обозначено символом «1», красным цветом или словами «первоочередная задача», надо приступить немедленно. Все, что отмечено зеленым или голубым цветом, также является важным, но не приоритетным на данный момент. Прежде чем приступить к решению этих задач, можно заняться другими, еще более важными делами.

Еще один прием – в конце разговора попросить микроменеджера обозначить приоритеты и указать очередность выполнения задач. Например.

Вы сейчас обозначили четыре задачи. Как бы вы их расположили в порядке значимости и срочности?

Какое из этих трех заданий должно быть выполнено первым, а какое – последним?

Из всего перечисленного что не требует немедленного выполнения?

Следите за изменением приоритетов и сроков

Приоритеты и сроки всегда сдвигаются. То, что было № 1, становится № 2 и наоборот, в зависимости от конъюнктуры. Вам нужно научиться распознавать эти изменения.

Вы должны при каждом удобном случае интересоваться у руководителя: «Нет никаких изменений? Порядок и сроки остаются прежними?» Не ждите, когда он сам сообщит вам об изменениях. Обращайтесь к нему с подобными вопросами по нескольку раз в день. Неважно, формальный разговор или нет, никогда не мешает сказать волшебные слова: «Нет никаких изменений? Порядок и сроки остаются прежними?»

Когда приоритеты и сроки меняются, а это обязательно происходит, постарайтесь выяснить, как это может отразиться на остальных делах, за которые вы отвечаете. Пригласите микроменеджера поучаствовать в составлении вашего плана работы.

Я вижу, что приоритеты поменялись. Что мне предпринять, чтобы побыстрее справиться с новым заданием?

Раз это уже не так важно, к чему мне лучше теперь приступить?

Я отложу дела, чтобы заняться этим. Учтите, что вся другая работа будет временно приостановлена.

Определитесь с критериями успеха