Мой продуктивный год

• Объявить «каникулы» для вспомогательных задач (например, не пользоваться электронной почтой в течение дня или двух, включив автоматическую отправку сообщений о моем временном отсутствии, чтобы в течение этого времени целиком сфокусироваться на важном проекте).

Подобные ограничения мотивировали меня не только быстрее справляться с делами, но и придумывать новые эффективные способы организовывать свою работу рациональнее, поскольку такого защищенного времени имелось немного. Я думаю, что в любом случае полезно устанавливать лимиты для вспомогательных задач, которые имеют тенденцию потреблять много времени и внимания. Например, когда в ходе проекта стало очевидно, что электронная почта отнимает уйму времени, в дополнение к трем окнам в течение дня, предназначенным для работы с ней, я установил правило, что каждое исходящее от меня электронное сообщение состоит максимум из пяти предложений. Я даже сделал соответствующую вставку в свою электронную подпись («Для вашего и моего удобства, каждое мое сообщение состоит максимум из пяти предложений»), чтобы мой подход был понятен корреспондентам.

У меня сложилось впечатление, что мои адресаты приняли этот подход, и я заметил, что стал гораздо быстрее разбираться с почтовым ящиком. Когда мне трудно свести ответ к пяти предложениям, часто это указывает на то, что данный вопрос может быть эффективнее решен посредством телефонного звонка.

Некоторые из «пожирателей времени», например офисные разговоры у кулера, по своей природе труднее поддаются приручению. Хотя дружеские отношения с коллегами могут позитивно сказываться на вашей продуктивности, стоит поразмыслить, не слишком ли дорого вам обходятся офисные разговоры. Если да, то составьте план, как избежать пустой болтовни, например надевайте наушники, когда работаете над критически важными проектами; избегайте сплетен, как чумы; находите место вне офиса, чтобы отдохнуть во время перерывов; предлагайте коллегам, которые вас отвлекают, помочь вам с работой или закрывайте дверь к себе в офис в то время, когда наступает биологический пик, – все это поможет вам высвободить еще больше времени для работы над приоритетными задачами.

Подобно тому, как день для технических задач помогает структурировать соответствующую часть вашей жизни, введение ограничений на вспомогательные задачи мешает им бесконтрольно расширяться и претендовать на чрезмерное количество времени или внимания.

Количество отвлечений, связанных с электронной почтой, можно сократить, установив специальные программы, позволяющие отправлять сообщения не сразу, а в заданное время: на момент написания этой книги мне особенно нравятся следующие приложения: Boomerang (BoomerangGmail.com) или Right Inbox (RightInbox.com) для Gmail; SendLater (ChungwaSoft.com/sendlater) для Apple Mail; SendLater (SendLaterEmail.com) для Outlook; Boomerang (Boomerang Gmail.com) для Android.

Возвращение к дзен

Когда мой проект достиг определенной зрелости, ко мне в почтовый ящик как из рога изобилия посыпались электронные сообщения, и я открывал электронную почту десятки раз в день. Но постепенно я стал проверять ее все реже. Сейчас я просматриваю электронную почту три раза в неделю.

Каждый понедельник, среду и пятницу в 15:00 – в это время моя работоспособность снижается – я переключаюсь из созидательного режима в менеджерский, запускаю электронную почту и просматриваю входящие сообщения.

Я придерживаюсь такого графика уже достаточно долго. Я ценю свое время и хочу направлять его на решение задач, которые обеспечивают получение максимальных результатов. У меня есть второй приоритетный почтовый ящик, известный примерно 10 контактам, и этот ящик я проверяю несколько раз в день. Это дает возможность самым близким мне людям и наиболее важным профессиональным контактам связываться со мной достаточно быстро. Как и большинство из нас, я все равно получаю слишком много электронной почты. Но организовав работу с электронной почтой как описано выше, я научился направлять больше времени и внимания на наиболее важные задачи.