Мой продуктивный год

Если вы провели расчет и пришли к выводу, что делегировать рутинные дела вам пока не по карману, перейдите к разделу «Наиболее продуктивное слово в вашем словаре» – вы ничего не потеряете. Вы всегда сможете вернуться к данному разделу, когда станете настолько продуктивным, что возникнет потребность нанять кого-то для выполнения рутинных дел.

Мой первый ассистент

Уже в конце проекта я в качестве эксперимента впервые нанял виртуального ассистента. На первый взгляд, все должно было здорово получиться. Я надеялся, что, делегируя оставшиеся рутинные дела, смогу сразу убить двух зайцев.

Мне представлялось, что я смогу немедленно:

• устранить оставшиеся рутинные дела, делегировав их кому-то еще;

• высвободить драгоценное время и внимание, чтобы направить их на решение приоритетных задач.

Не у каждого есть возможность нанять ассистента. Но когда я изучил, сколько виртуальные ассистенты берут за свои услуги, то поначалу возликовал. Можно было делегировать задачи с низкой отдачей любому из них – в том числе и задачи, возникающие в ходе недели, – притом, что средняя почасовая ставка ассистента составляла от $5 до $10 в час – значительно ниже, чем те $50 в час, в которые я оценивал свое время. Некоторые виртуальные ассистенты берут гораздо дороже, но их я даже не смотрел.

Однако моя первая виртуальная ассистентка оказалась просто ужасной.

Не хочется быть слишком критичным, тем более что, нанимая ее, я сам не проявил достаточно осмотрительности. Мало того, что она находилась в Индии и общение через несколько часовых поясов создавало определенные трудности, она была еще и ненадежной, тратила уйму времени, чтобы научиться выполнять новые действия, и, как я теперь уверен, общаясь со мной по-английски, она в значительной степени полагалась на Google Translate. Поскольку большинство дел, которые я ей поручал, были связаны с цифрами, проблема разных часовых поясов не имела такого уж большого значения. Но поскольку она плохо говорила по-английски и слишком долго училась выполнять даже самые элементарные действия, я мог бы сэкономить время и внимание, если бы делал эту работу сам.

Мой второй ассистент

К счастью, несколькими месяцами позже (уже после того, как я поработал с парой других ассистентов) появилась Луиза.

Увидев в интернете мое выступление перед аудиторией TEDx с рассказом о проекте, Луиза Йоргенсен, виртуальный ассистент из Дании, решила написать о нем в своем блоге. Случайно попав на ее блог, я почти сразу отправил ей вопрос, нет ли у нее времени помочь мне. Таким образом, простая запись в блоге сразу вывела ее непосредственно на мой проект.

Быстро выяснилось, что Луиза – во всех отношениях полная противоположность моим предыдущим недорогим ассистентам. Она очень умна, быстро обучается, а также располагает опытом в области продуктивности в целом и в решении именно того типа задач, которые я планировал ей поручить.

Она до сих пор работает со мной и одновременно учится в Таиланде.

Поначалу я нанял Луизу, чтобы она организовывала звонки, размещала сообщения в блоге и делала новостные рассылки. Но вскоре я стал делегировать ей и другие дела, например управление моим календарем, организацию встреч, сбор информации и планирование поездок и даже техническую поддержку сайта, включая подбор внешних провайдеров и контроль за ними.

Я платил ей $25 в час – значительно больше, чем своей первой ассистентке, но Луиза стоила этих денег. Я чувствовал себя прекрасно, посвящая весь день своему проекту, а вечером передавая дела ей, чтобы она продолжила работу, пока я сплю, а на следующее утро я вновь сам брался за работу. Через месяц с небольшим я стал доверять Луизе все больше и больше задач и все чаще начал вычеркивать сделанное ей из своего списка текущих дел и смог высвободить больше времени и внимания для своих приоритетов.

Наконец-то мне удалось реализовать преимущества, на которые я рассчитывал, нанимая свою первую ассистентку. А вот что об этих преимуществах думает сама Луиза.

«Это высвобождает время, вы можете сосредоточиться на деятельности, которая составляет основу вашего бизнеса, и продолжать развивать ее, – говорит она. – Чем сильнее растет бизнес, тем длиннее списки дел, поэтому целесообразно делегировать некоторые трудоемкие задачи виртуальному ассистенту».

У меня появилось больше времени, чтобы писать статьи, знакомиться с результатами исследований, читать книги и проводить интервью с интересными людьми – иными словами, для наиболее приоритетных задач, связанных с максимальной отдачей. У меня также образовалось пространство для того, чтобы глубже анализировать эти задачи и выполнять их гораздо качественнее.