Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Результаты наших исследований категорически противоречат общепринятому мнению, что открытая планировка офисов улучшает коммуникацию между сотрудниками и повышает общую удовлетворенность людей рабочим пространством. Проведенное нами исследование показало: на самом деле в офисах с традиционной кабинетной системой сотрудники больше удовлетворены качеством коммуникации. А небольшое увеличение общей удовлетворенности из-за того, что в офисах открытого типа возможна пресловутая «легкость взаимодействий», не компенсирует негативных последствий, связанных с шумом и отсутствием приватности…

Джунсу Ким и Ричард Дедир, 2013 год

7. Электронная почта как оружие массового умственного поражения для человека отвлекающегося

В этой главе я буду рассматривать электронную почту, социальные сети, текстовые сообщения и т.п. как единый феномен: ведь их неправильное использование ведет к одинаковым негативным последствиям. Я буду называть их одним термином «электронная почта», потому что на рабочем месте именно электронная почта — один из основных контрпродуктивных отвлекающих факторов. 7.1. Почему превосходный инструмент стал контрпродуктивным и почему корпоративные социальные медиа не решают проблемы

Ежедневно люди по всем мире посылают 182 млрд электронных писем. В год получается 66 трлн214. Электронная почта — ведущее средство коммуникации в сегодняшней деловой среде. Но при неправильном использовании этот превосходный инструмент превращается в «оружие массового умственного поражения», которое сочетает в себе все четыре вида оков для мозга: постоянную подключенность, многозадачность, хронический низкий уровень стресса и даже недостаток сна. Под воздействием непрерывного потока электронных писем и текстовых сообщений мозг работает исключительно в реактивном режиме. А «реактивный» означает «примитивный».

Электронная почта не только сжирает массу нашего драгоценного времени, но и подрывает наше внимание, концентрацию, сосредоточенное размышление. В первой части книги я уже объяснял, почему многозадачность приводит к неожиданно большим потерям времени и сил. Пресловутый homo interruptus (человек отвлекающийся) заставляет свой мыслящий мозг постоянно переключаться. И каждое переключение на электронную почту отодвигает информацию о задаче, над которой он работает, все дальше и дальше к краю его временной памяти. Чтобы вновь вернуться к первоначальной задаче и развернуть ее контекст, человеку требуется в среднем 25 минут, а в 40% случаев он вообще не возвращается к этой задаче215.

Большинство людей не понимают, каким разрушительным эффектом обладает непрерывный поток электронных сообщений, насколько это непродуктивно — работать с электронной почтой в текущем режиме. Люди не щадят и получателей своих электронных писем. Когда во время исследований на компьютеры сотрудников устанавливают программу-шпион, которая следит за использованием электронной почты, люди всегда с удивлением узнают, что тратят на переписку гораздо больше времени, чем считали216.

Большое количество писем, на которые надо ответить, создает ощущение кризиса и паники. У половины людей возникает чувство, будто они потеряли контроль над своей электронной почтой217. Как показывают исследования, такое чувство негативно влияет на наше стрессовое равновесие.

Согласно исследованию, проведенному Harris Interactive, для 94% сотрудников предельный уровень — это порядка 50 сообщений в день. Больше 50 — это информационная перегрузка218. Но, как я обнаружил, работая с руководителями и профессионалами, 75–200 сообщений в день не является для них чем-то исключительным. Опрос 1152 респондентов показал, что в среднем они тратят на электронную почту три часа в день. То есть обработка электронной почты стала весомой частью их работы. Я чуть было не написал «важной», но вовремя спохватился, потому что до 80% получаемых ими писем — это абсолютно неважный и даже бесполезный мусор.

Для руководителей эти несколько часов, потраченных на тыканье пальцами в клавиатуры, оборачиваются куда более серьезными последствиями, поскольку мешают им взаимодействовать, общаться и руководить людьми. В результате страдают не только они сами, но и их сотрудники. Сами того не осознавая, такие руководители-«почтовики» становятся одним из главных факторов снижения производительности персонала. Дело в том, что сотрудники, заметив столь трепетное отношение своего босса к электронной почте, считают себя обязанными реагировать на его письма в течение нескольких минут. Поэтому они постоянно отрываются от своей работы, чтобы проверять почтовый ящик: не пришло ли новое послание от босса. А затем откладывают в сторону все дела, чтобы отвечать на его письма. О высокой продуктивности здесь не может идти и речи!