Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Для большинства профессионалов постоянная подключенность увеличивает, а не уменьшает рабочую нагрузку. И наоборот: уменьшает, а не увеличивает ощущение гибкости219. Более молодые сотрудники находятся в еще худшей ситуации, поскольку их бомбардирует непрерывный поток сообщений из соцсетей.

Мало-помалу все больше людей убеждаются в том, что ежедневная лавина электронной почты очень снижает их продуктивность, и начинают принимать меры. Генеральный директор Google Ларри Пейдж признался, что не любит электронную почту, даже собственную Gmail: все эти утомительные письменные согласования занимают слишком много времени и замедляют принятие решений. Он не приветствует чрезмерное использование электронной почты и поощряет сотрудников, которые принимают решения быстро и самостоятельно220.

Электронная почта создана для информирования людей и передачи простых, четко сформулированных запросов и заданий. Если же вы используете ее для любых других целей, то создаете проблемы для ее получателей, для себя и для своей компании.

Дело в том, что электронная почта была создана не для двусторонней коммуникации, а для одностороннего распространения информации. Попытка превратить ее в средство двустороннего общения, подобие живого разговора, обычно порождает трудоемкую переписку даже по такому простому вопросу, как организация встречи. Легко представить, насколько неэффективно использовать этот инструмент для достижения договоренностей по более сложным и неоднозначным вопросам. Многие люди пытаются использовать электронную почту для оперативной коммуникации, немедленно отвечая (и ожидая ответа) на сообщения. В одной крупной компании на 70% электронных писем отвечают в течение 6 (!) секунд. Это означает, что работающие там люди каждые несколько минут отрываются от своих дел, чтобы проверить почту и написать ответы. Тем самым они подрывают свою интеллектуальную продуктивность. Решить эту проблему можно, если использовать электронную почту как дополнительное, второстепенное средство коммуникации. Каковым, собственно, она и была задумана. Если люди спрашивают: «Почему вы до сих пор не ответили на мое письмо?», значит, в головах у них путаница, раз они считают электронную почту столь же полноценным средством коммуникации, как живое общение. И уж наверняка они не знают обо всех издержках многозадачности.

Не следует использовать электронную почту для мгновенного обмена идеями и мнениями. Если у вас срочное или важное дело, если вам нужно что-то обсудить, используйте живое общение. Можно позвонить по телефону, но эффективнее и действеннее всего — поговорить лицом к лицу. И, разумеется, не следует прибегать к электронной почте в случае конфликта: часто это только ухудшает ситуацию и затягивает ее разрешение221.

Электронная почта — слишком бедный коммуникативный инструмент. Почти 90% наиболее важной информации при личном общении передается невербальным путем. Люди понимают это и пытаются компенсировать. В электронной переписке эмоции передаются при помощи различных символов, таких как :-), :-(, :-D, (-.-)zzz, (^.~), и других эмотиконов, которые следовало бы называть идиотиконами ;-).

Электронную почту нужно использовать, только когда нет возможности поговорить лично или по телефону. Но такое бывает гораздо реже, чем думает большинство людей. В результате электронная почта становится помехой для важных и нужных разговоров лицом к лицу в реальном времени. У каждого из нас есть начальники, опытные коллеги и другие важные люди, которые регулярно исчезают за мониторами своих компьютеров и посвящают себя электронной почте вместо того, чтобы помогать, руководить и воодушевлять… «Закрываться» электронной почтой от живого общения, настоящих разговоров и сложной конфронтации — большая ошибка. А самое отвратительное — сообщать электронным письмом об увольнении. Можно сделать для себя исключение, если вы страдаете некоторой степенью аутизма и просто вынуждены прибегать к электронной почте, потому что вам трудно справляться с живым общением. Но тогда вы должны предупредить людей об этом своем расстройстве ;-).

Также интеллектуальную продуктивность «убивает» то, что многие работники умственного труда позволяют электронной почте определять свою повестку дня. Они постоянно пребывают в реактивном режиме и позволяют рефлекторному мозгу реагировать на входящие сообщения вместо того, чтобы самим определять приоритетные задачи и действовать в проактивном режиме.