Вышедшее еще в 1902 году «Временное положение об Охранных отделениях» пунктом 7 утверждало необходимость вести регистрацию данных розыска по установленным ДП образцам – в виде записок агентурных сведений и дневников НН.
Таким образом, можно сделать вывод, что работа по чёткой фиксации сведений начиналась именно с филёров, которые при слежке за определённым объектом должны были ежедневно докладывать охранному отделению в виде письменного рапорта обо всём происшедшем. Кроме того, у филёров имелись в наличии так называемые «книжки» – дневники НН, куда они должны были вносить все сведения по наблюдению.
Этот дневник филер должен был бережно хранить и по заполнении сдавать заведующему наружным наблюдением. И если рапорт в охранном отделении – «филёрский листок» – могли составить с устных его показаний, то ведение личного филёрского дневника было под силу только грамотным людям.
Всеми вопросами НН на местах должны были заниматься начальники охранных отделений, в непосредственном подчинении которых и находились филёры. Охранное отделение не предоставляло филёров только своей инициативе и снабжало их по мере возможностей подручными средствами.
Так, помимо дневника НН филёр имел при себе карманный альбом с фотографиями известных революционеров. Это была небольшая книжка с листами из полотна, на которых были наклеены портреты разыскиваемых, а под ними давался краткий перечень примет, что упрощало задачу, так как в любой момент можно было сверить приметы подозреваемого с данными альбома.
В фондах Московского и Петербургского охранных отделений сохранилось около 20 тысяч дневников НН за революционерами, государственными и общественными деятелями, отдельно – за вокзалами, театрами, посольствами и т.д. По дневникам НН проходили разные лица. Здесь видные революционеры, общественные и государственные деятели. Иногда на одного человека заводилось несколько дневников.
Дневники были заведены на В.В. Маяковского, А.И. Рыкова, адвоката П.Н. Малянтовича, В.И. Шверубовича (Качалова), Н.И. Бухарина, А.И. Гучкова, Е.Д. Стасову, А.Ф. Керенского, И.Ф. Арманд, С.А. Есенина, Е.П. Пешкову, П.П. Рябушинского, А.М. Пешкова, Е.Д. Кускову, С.Н. Прокоповича, В.Н. Фигнер, А.В. Амфитеатрова, С.Г. Бирман и др. В сферу НН попадали многие секретные сотрудники. В фондах сохранились дневники наблюдения за некоторыми из них: И.П. Карпачёвым, Р.В. Малиновским, А.А. Поскребухиным и др.
Иногда тем самым дополнительно проверялась лояльность агента. Как правило, НН устанавливалось лицами, даже не подозревавшими, что наблюдаемый является секретным сотрудником. Дневники довольно интересны, особенно для исследователей, изучающих биографии разных лиц.
Так, дневник наблюдения за С.А. Есениным был заведен в 1913 году, филёры ему дали кличку наблюдения «Набор». За ним постоянно следили 3-4 филёра – Федоров, Грязнов, Веремчук, Угаров, которые и указывали в ежедневных рапортах результаты наблюдения. За их ежедневную работу им выплачивалось по 65 копеек. Кроме того, здесь же указывались их расходы на транспорт: трамвай или извозчика.
Стоит отметить, что чем ближе к центру города велось наблюдение и ближе к руководству охранного отделения, тем скромнее были аппетиты филеров. Что касается наблюдения за «Набором», то здесь филеры несколько распоясались. Место жительства Есенина и его работа находились рядом, однако в отчетах фигурировали деньги на транспорт. 1 ноября им было выплачено 2 руб. 95 коп. на транспортные расходы.
Интересны записи наблюдения 2 ноября 1913 года. В этот день Есенин «вышел из дома в 7 час. 20 мин. утра, отправился на работу в типографию Сытина на Валовой улице, в 12 ч. 30 мин. вышел с работы, пошел домой на обед. Пробыл 1 ч. 10 мин, вышел и вернулся на работу. В 6 час. 10 мин. вечера вышел с работы из типографии Сытина, вернулся домой. В 7 часов вышел ил дома, пошел в Колониальную мясную лавку Крылова в своем доме, пробыл 10 мин., вышел, вернулся домой.
В 9 час 10 мин. веч. вышел из дому, пошел вторично в упомянутую лавку, где торгует отец, пробыл 20 мин., то есть до 9 чаг 30 мин. веч., заперли лавку и вместе с отцом вернулись домой». Как следует из этой записи, никаких расходов на транспорт не было: на конку не садились, извозчика не брали, однако в отчете каждый указал о затрате по 45 коп. на трамвай.
Но насколько дисциплинированны и внимательны были филеры, следившие за Есениным, свидетельствует запись от 4 ноября. В дневнике указывалось: «выхода из дома и с работы не было» замечено, или запись от 6 ноября: «На обед, а также с обеда выхода и прихода в типографию Сытина… не было, i в 6 час. вечера вышел с работы из типографии Сытина по Валовой ул. и вернулся домой. Более выхода из дома замечено не было».