Настольная книга по консенсусу

Голосовые сообщения: оставление сообщения на автоответчике или рассылка голосовых записей через Интернет или почту.

VOIP (IP-телефония): строго говоря, часть телефонного сервиса, но здесь мы используем это в значении голосовых коммуникаций посредством компьютера, а не телефона — Skype, Mumble, Google Talk, Jitsi.

Вики: веб-сайт, где пользователь может добавлять, изменять или удалять контент, используя браузер — we.riseup.net

Достоинства и недостатки использования этих инструментов обсуждаются ниже.

Сложности фасилитации виртуальных собраний

Фасилитация — помощь группе в проведении эффективного собрания, обеспечивающего вовлечённость всех участников. Фасилитация виртуального собрания немного сложнее, чем обычного собрания, где каждый присутствует физически, но необходимые инструменты и немного практики облегчают эту задачу.

Доверие и понимание

Когда мы звоним, переписываемся, шлём электронные письма или работаем вместе над документом в Сети, очень легко упустить из виду тот факт, что мы имеем дело с другими людьми. Это происходит, потому что нам не хватает невербальной коммуникации: некоторые исследователи считают, что 70 % коммуникации между людьми является невербальной (например, язык тела и тон голоса). Электронное письмо не позволяет нам отразить тон голоса или эмоции, а телефоны не показывают нам, когда люди хмурятся или улыбаются.

Виртуальные собрания часто проходят легче, когда люди уже встречались в реальной жизни — встреча помогает нам получить представление друг о друге, доверять, понимать и уважать друг друга. Личные встречи, хотя бы редкие, могут действительно помочь поддерживать коммуникации на человеческом уровне. Вы должны также потратить немного времени на неформальную беседу в начале собрания, чтобы у людей был шанс возобновить контакты.

Разработка ясных совместных целей группы поможет всем участникам быть сосредоточенными на собраниях, а также почувствовать свою причастность. Попытайтесь разобраться с общими целями как можно скорее — это то, что можно сделать, собравшись всем в одном месте, а если это невозможно, используйте какую-нибудь программу или интернет-сайт для коллективной работы.

Подготовка

Как и на любом собрании, подготовка имеет значение. Если люди не встречаются лично, возможно, даже более важно продумать заранее, что может понадобиться.

Какую бы технологию вы ни использовали — будь то почтовый сервис или суперсложная программа мультимедиа-колаборации, — стоит иметь чёткие системы для фасилитации и принятия решений.

Вашим первым делом как фасилитатора будет проверить временные рамки для принятия любого решения. Если вы собираетесь общаться в режиме реального времени (например, по телефону), проверили ли вы время дня, когда участники смогут / не смогут это сделать — помните о таких вещах, как работа, уход за детьми, доступ в Интернет и часовые пояса.

Если встреча будет проходить с использованием коммуникаций не в режиме реального времени (например, по электронной почте), то есть ли расписание на каждую стадию обсуждения? Знают ли люди, до какого срока им нужно ответить на письмо?

Имеет ли каждый доступ к оборудованию (компьютеры, камеры, микрофоны) и программному обеспечению (интернет-браузеры и прочие программы)? Все ли используемые различные версии программ совместимы?

В то время, когда вы договариваетесь о времени или временных рамках собрания, убедитесь, что у каждого есть вся необходимая информация для принятия решений: доступна ли каждому повестка, протоколы предыдущих собраний, информационные материалы и прочее?

В режиме реального времени или нет ?

Коммуникации в режиме реального времени происходят тогда, когда вы и другие люди можете немедленно отвечать на то, что было сказано, поэтому ход беседы быстрее.

Но если вам нужно ждать ответа, тогда это коммуникация не в режиме реального времени. Хотя не очень удобно взаимодействовать не в реальном времени, но это может дать людям больше времени на обдумывание или возможность ответить в более подходящее для них время.

Стили фасилитации

Фасилитация виртуального собрания в реальном времени должна быть предельно чёткой; на собрании лицом к лицу она могла бы показаться излишней. Поскольку мы не можем принимать визуальные знаки друг от друга и от фасилитатора, люди могут просто начать говорить одновременно и отклоняться от темы. Чётко поясняя, что происходит, фасилитатор может помочь группе понять, на какой стадии находится обсуждение и когда следует говорить или печатать.

Хотя и на «нормальном» собрании лицом к лицу важны перерывы, частое подведение итогов и понимание процесса, то, когда вы не видите друг друга, эти вещи становятся ещё важнее, однако о них легче забыть. Поэтому: