Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Детальная часть. Эта часть отчета содержит информацию и данные, которые аудитор считает нужным включить в отчет, включая любые части рабочей документации. В ней максимально подробным образом описываются причинно-следственные связи, следуя которым читатель должен прийти к выводам, сформулированным аудитором. Хорошей практикой является включение в детальную часть подробной расшифровки всех расчетных показателей. В целом эта часть отчета рассчитана на представителей линейного менеджмента, т. е. на тех людей, которые способны разобраться в приводимых деталях. Рекомендации внутреннего аудитора излагаются максимально детально и полно.

Свод для руководства. По большому счету это единственный формат, который стоит использовать для доведения результатов проекта до высшего руководства. Ключевой задачей при его использовании является нахождение оптимального соотношения между текстом и графикой (схемы, диаграммы и т. д.). На практике свод для руководства меньше по объему, чем детальная часть, в среднем в 7–10 раз. Рекомендации внутреннего аудитора могут указываться в урезанном объеме, без излишней детализации. По общему принципу детализация по возможности опускается. В состав отчета могут включаться также результаты анализа по тематике проекта в целом, например в виде аналитических обзоров общих тенденций.

Презентация. В основном этот формат имеет смысл использовать либо на этапе обсуждения отчета, либо когда результаты отчета просто озвучиваются для определенной аудитории. В обоих случаях аудитория составляет не менее трех – пяти человек. Также такой формат может просто понравиться высшему руководству независимо от количества участников презентации. Его сильная сторона заключается в расширенных возможностях использования визуальных эффектов.

Справка. Данный формат отчета универсален. Единственным ключевым требованием является адекватное и аргументированное изложение сути проведенной работы и выводов по ее результатам. В большинстве случаев отчет в формате справки формируется по результатам точечных проектов, суть задачи которых часто может быть представлена в виде одного вопроса. На практике в большинстве случаев результаты проекта продолжительностью менее одного месяца могут быть изложены в виде справки. В отличие от свода для руководства справка носит более сфокусированный характер. Также она может не содержать рекомендаций в том случае, если основная цель заключается в предоставлении дополнительной информации по требуемой тематике.

Как уже говорилось, у большей части аудиторских отчетов может быть весьма разношерстная аудитория. По этой причине имеет смысл формировать отчет в нескольких форматах одновременно.

Нюансы написания отчетов

Существует обширная литература, посвященная деловому письму. Однако в ней вряд ли найдется упоминание о специфических моментах написания аудиторских отчетов. Существует ряд нюансов, как до написания отчета, так и во время и после написания отчета, которые влияют на качество аудиторского отчета. Кратко рассмотрим ключевые нюансы.

До написания отчета

• Необходимо четко представлять позицию ключевых топ-менеджеров по тематике предстоящего проекта – если есть известные проблемы, то необходимо знать их позицию по возможным путям решения. При наличии расхождений мнений топ-менеджеров по конкретному вопросу у аудитора появляется дополнительное время на поиск интегрирующего решения. Также у аудитора появляется понимание того, к каким действиям менеджмент готов для управления той или иной проблемой. Это позволяет разработать более действенные рекомендации и снижает противодействие их внедрению. Аудитор должен понимать, что озвученная позиция топ-менеджеров может отличаться от их реальной позиции. В любом случае позиция топ-менеджмента – это ориентир, а не буквальное руководство к действию.

• Нужно определить максимально точно, какого эффекта отчет (проект) должен достичь – либо просто поведать о чем-то, либо доказать какую-то реакционную точку зрения на известную проблему. Чревато оказаться неспособным соответствовать ожиданиям. По этой причине без полной уверенности в собственных силах внутреннему аудиту не стоит создавать у пользователей результатов проекта завышенных ожиданий. От них зависит содержание работы по проекту. Чем обширнее ресурсы в распоряжении руководителя ПВА, тем более детализированными и многозадачными могут быть его проекты. В любом случае заблаговременное выяснение ожиданий позволяет совместить желаемое и действительное до того, как их несовместимость осложнит жизнь внутреннему аудитору.