Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

• Принцип минимально необходимой информации – в отчете содержится только та информация, которая способствует достижению его цели. Любая иная информация в лучшем случае спровоцирует недоумение. Поэтому, например, рассказ о том, какие аудиторы куда и на сколько ездили, как упорно трудились, почти всегда выглядит совершенно бестолково. Берегите свое и чужое время! Это вызывает уважение.

В процессе написания отчета – улучшаем отчет

• Отчет – это повод для использования принципа словарного минимализма. При написании отчета нужно смириться с необходимостью вычеркивания от слов до разделов. Еще Достоевский говорил: «Величайшее умение писателя – это уметь вычеркивать. Кто умеет и кто в силах свое вычеркивать, тот далеко пойдет».

• Всячески избегайте использования прилагательных. Я использую этот принцип уже много лет и не перестаю удивляться значимости этого простого принципа для повышения эффективности работы внутреннего аудитора. Уберите прилагательные из своего лексикона, и вы почувствуете крайнее напряжение. Вам придется быть предельно конкретным, это – одно из ключевых качеств правильного аудитора. Например, аудиторы любят указывать на «недостаточный контроль» того-то и сего-то. Однако если убрать слово «недостаточный», то придется расписывать, почему контроль недостаточен, т. е. указывать причину недостаточности. Для этого нужны факты, поэтому отказ от слова «недостаточный» ведет к дополнительным усилиям. Такие действия повышают конкретику отчета. Кроме того, каждое прилагательное – это повод для представителей объекта аудита зацепиться за приемлемость его использования в конкретном контексте. Это уводит от сути отчета, может спровоцировать раздражение ключевых управленцев, что совсем не на руку аудитору. Соблюдение этого принципа заметно повышает качество работы внутреннего аудитора.

• Одна ключевая идея (проблема) – одна страница. Данный принцип особенно полезен при формировании отчета для высшего руководства. Очень часто у аудиторов каждый пункт отчета представляет собой ядреный замес фактов, наблюдений, расчетов, причинно-следственных цепочек и всего, что попалось, как говорится, до кучи или просто жалко выкинуть. Результат налицо – абсолютно непонятно, где начало, где конец и о чем, собственно, речь. Используйте описанную выше структуру отчета, чтобы избавиться от тяги к мешанине в отчете.

• Аккуратно применяйте профессиональную терминологию. Полезно приучать российских управленцев правильно и грамотно выражаться на тему внутреннего контроля и управления рисками. В будущем это поможет общаться по тематике на одном языке. Однако терминологию внутреннего аудита лучше применять по нарастающей, начиная с малого.

• Нужно стремиться к расчету экономического эффекта там, где это уместно. В целом пункты отчета можно разделить на две группы – пункты, имеющие расчет экономического эффекта, и пункты без него. Расчет экономического эффекта может иметь как позитивный (расчет выгоды от внедрения рекомендаций), так и негативный (расчет убытков от наличия проблемы, реализации риска) характер. Разумеется, пункты, в которых рассчитывается экономический эффект, вызывают повышенный интерес. Аудитору крайне важно иметь такие пункты в отчете, так как деньги являются универсальным мерилом существенности анализируемых проблем. Понятно, что существенность многих проблем нельзя однозначно измерить деньгами напрямую (например, низкая исполнительская дисциплина в компании или затягивание времени согласования договоров). Однако для поднятия авторитета аудитор должен искать и предлагать решение проблем, способных оказать прямой экономический эффект на тот или иной процесс.