Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Границы процесса. По данной теме вряд ли когда-нибудь сложится единое мнение у разных аудиторов. Определение границы процессов зависит от ряда факторов, и в первую очередь от понимания аудитором нюансов процессного управления. Например, процесс осуществления платежей можно рассматривать как отдельно, например в рамках процесса «Управление денежными средствами», так и в рамках процесса «Закупки» или, как иногда говорят, процесса «Расходное контрактование». Чем больше сотрудников компании используют понятия процессного подхода к управлению, тем больше вариантов дробления деятельности предприятия на отдельные процессы и тем больше вариантов названий этих процессов. Например, процесс «Продажи» может называться «Доходное контрактование» или «Ценообразование и реализация готовой продукции». В такой ситуации на первое место выходит право первенства. То есть если по данной теме отсутствует готовое решение, то мы имеем полное право разработать его самостоятельно и, по мере возможностей и способностей, навязать окружающим.

В любом случае перед началом описания необходимо четко определить границы описываемого процесса. Это крайне необходимо для устранения лишней работы. Во-первых, два аудитора, описывающие последовательные процессы, могут два раза выполнить одну и ту же работу, дважды описать один и тот же участок процесса. Во-вторых, чем более четко поставлена задача, тем более четко она исполняется, меньше места для домысла и ситуаций «давай сделаем на всякий случай». Для упрощения и облегчения работы по систематизации ориентируйтесь на основную цель процесса и используйте принцип разграничения обязанностей. Например, если вы определите цель процесса «Закупки» как «приобрести требуемые ТМЦ на оптимальных условиях и доставить в место использования, обеспечив максимальную сохранность», то процесс «Внешняя логистика» войдет в состав процесса «Закупки» в части доставки материалов и сырья. Также не стоит забывать о том, что границы процессов необходимо определять как бы в двумерном пространстве. Ряд основных процессов следуют последовательно друг за другом. Но кроме основных есть процессы, имеющие отчасти сервисный или вспомогательный характер, например процесс «Техническое обслуживание и ремонт» (разумеется, если у вас не предприятие, оказывающее услуги по техобслуживанию и ремонту). Таким образом, вам необходимо определить точки перехода между последовательными процессами, а также между процессами, время от времени взаимодействующими с основной цепочкой последовательных процессов, и, соответственно, этими последовательными процессами. Например, уже упомянутый процесс «Техническое обслуживание и ремонт» может иметь точки перехода как с процессом «Внешняя логистика» (если, например, при доставке грузов собственным транспортом он ломается, мы сами ремонтируем), так и с процессом «Основное производство». При этом процесс «Внешняя логистика» как предшествует процессу «Основное производство» (доставка материалов собственными силами), так и следует за ним (доставка готовой продукции собственными силами, например до точки перехода права собственности на нее). В своей практике для точек перехода я использую отдельный значок на схемах процессов (см. табл. 17).

Целостность и презентабельность. Соблюдению данных принципов я придаю особое значение, хотя и остальные не менее важны. Сделать описание целостным означает ответить на вопросы «откуда?» и «куда?». Описывая процесс, вы должны указать точку возникновения процесса и точку перехода из описываемого процесса в следующий процесс, а также точки перехода в любые другие процессы, с которыми описываемый процесс взаимодействует. Таким образом, вы показываете описываемый процесс во взаимодействии с другими процессами, действующими в рамках системы процессов, например в рамках предприятия. Многие процессы, если их рассматривать в двумерном пространстве, стабильно имеют две основные точки перехода (точка входа в процесс и точка выхода из него при последовательном расположении процессов), а также несколько дополнительных точек перехода в тех местах, где рассматриваемый процесс взаимодействует с другими процессами в ходе исполнения.