Настольная книга практикующего педагога

Часто при подготовке документа требуется изменить оформление какого-либо многократно встречающегося элемента текста – например, сделать так, чтобы словосочетание Microsoft Word во всем тексте было набрано курсивом или же с использованием стиля Указатель. Или возникла потребность заменить одну группу слов на другую – например, Word на Microsoft Word.

Для этого, выбрав меню Правка / Заменить, в верхнем окне следует набрать фразу или слово, которое подлежит замене, а в нижнем окне – избранный вариант замены. Для изменения оформления следует нажать кнопку Формат и выбрать необходимые параметры. После проведенной подготовки достаточно нажать кнопку Заменить все, и замена будет произведена во всем документе. А есть режим и последовательной замены, где глазом можно контролировать каждую производимую замену отдельно.

Возможности сокращенного ввода

При создании в программе Word однотипных текстов, содержащих большое количество повторяющихся фраз, названий и формулировок, полезна функция Автозамены. Она позволяет словам, их сочетаниям и даже целым фразам присваивать особые индексы, например из букв и цифр. Наткнувшись на такой индекс, Word автоматически заменит его на нужное словосочетание.

Например, при подготовке этой главы мне часто приходилось вставлять в русский текст английские названия программных продуктов и фирм-производителей. Для этого в каждом таком предложении приходилось переключать язык клавиатуры с русского на английский, а затем команды возврата к русскому алфавиту. Помогла Автозамена. Теперь вместо Microsoft Office’97 я набирал введенный код М097, вместо Windows’98 – индекс В98, вместо Microsoft – МС и т. д.

Вставка таблицы в текст

Создать таблицу в тексте Word чрезвычайно просто. Для этого есть несколько способов. Например, в соответствующем месте текста достаточно зайти в меню Таблица / Создать таблицу, указать нужное число столбцов и строк и нажать кнопку ОК.

Другой способ – нарисовать таблицу. Для этого следует выбрать пункт меню Таблица / Нарисовать таблицу. Тогда курсор мыши приобретает вид карандаша, которым удобно вычертить таблицу, не понадобится даже линейка. Сначала из-под карандаша появляется прямоугольный контур таблицы, который прямыми линиями легко разбить на нужное число строк и столбцов.

Третий способ позволяет преобразовать уже готовый и выделенный фрагмент текста в таблицу с задаваемым пользователем числом столбцов. Адрес действий для этого – меню Таблица / Преобразовать в таблицу, после выбора числа столбцов кнопка ОК.

Рамки таблицы автоматически раздвигаются по мере заполнения ячеек текстом. Но можно изменить размер любого элемента таблицы и вручную, зацепив левой кнопкой мыши и растянув его границы. После выделения нужного фрагмента таблицы легко изменить в нем и расположение горизонтальных строк. Адрес – меню Таблица / Сортировка / Указание учитываемых столбцов / ОК.

Вызвав щелчком правой кнопки мыши по любому участку таблицы ее контекстное меню, можно добавлять столбцы и строки, изменять оформление. С помощью меню Таблица / Автоформат можно придать таблице изысканный вид, воспользовавшись готовой библиотекой табличных форм Word. Для построения сложных шапок таблиц можно воспользоваться адресом – меню Таблица / Создать таблицу / Мастер.

Программа Word удобна для создания таблиц и работы с ними, но не идеальна. Расширенные возможности (по сортировке, установлению связей между отдельными ячейками и другие услуги) предоставляет табличный редактор Excel. Программы Word и Excel великолепно работают в связке: с помощью специальной кнопки на панели управления Word можно вставить в текст таблицу, подготовленную в Excel.

Статистика текстового документа

В обычном режиме Word отображает в строке состояния число страниц, разделов текстового документа, а также указывает, на какой странице, строке и на каком знаке в строке находится в данный момент курсор, на каком расстоянии от верхнего края листа находится эта строка. По адресу Сервис / Статистика программа представляет пользователю общее число страниц, слов, символов, абзацев и строк в документе. При этом Word автоматически учитывает каждый символ, пробел, производимую операцию.

Распечатка оригинала или его части

Для распечатки на бумаге подготовленного документа или его части с помощью подключенных к системному блоку внешних устройств достаточно нажать кнопку Печать (с изображением принтера) на Панели инструментов Word. Однако перед этим рекомендую просмотреть документ для того, чтобы увидеть, в каком виде он будет распечатан. Для этого достаточно нажать кнопку Предварительный просмотр Панели инструментов или выбрать в меню Файл / Предварительный просмотр.