Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

Не исключено, что в процессе изучения банковской выписки вы увидите такую картину: в течение одного дня на счете предприятия наблюдается приход и расход одной и той же суммы. Иногда это просто банковская ошибка: работник банка по ошибке зачислил на счет вашей компании сумму, которая предназначалась другому получателю; после обнаружения ошибки работник банка исправил ее, списав чужие деньги с вашего счета и отправив их по назначению. Однако иногда подобное явление может происходить вследствие недобросовестности вашего бухгалтера. Казалось бы, в чем смысл такой операции: приход и расход одной и той же суммы?

Все дело в том, куда отправляется расходная сумма. Если на тот же счет, откуда она поступила, – это тоже может быть ошибкой: кто-то случайно перевел на счет вашей фирмы деньги, затем спохватился, позвонил вашему бухгалтеру и попросил вернуть средства, что ваш бухгалтер и сделал. А если на другой – то не исключено, что представители какой-то организации, которой необходимо обналичить деньги, не захотели отправлять их напрямую на счет компании, занимающейся обналичиванием, чтобы не попасть в поле зрения правоохранительных органов: не секрет, что с такими фирмами, а также с их клиентами у налоговых органов разговор особый. Поэтому представители этой организации связались с вашим бухгалтером и попросили его за определенное вознаграждение использовать счет вашей компании для «транзитного» перевода денег. С помощью такого нехитрого приема они отвели внимание налоговых органов от себя как от клиента, пользующегося услугами фирм по обналичиванию денег, поставив на свое место (и тем самым подставив) вашу организацию.

Если какая-то сумма в банковской выписке вызывает у вас сомнения, следует потребовать у бухгалтера весь пакет документов, которыми она оформлялась (договор, товарно-сопроводительные документы, счет-фактура и т. д.). При этом не стоит забывать, что иногда на момент совершения платежа могут быть готовы не все документы: например, если вносится предоплата за товарно-материальные ценности либо работы (услуги), то, разумеется, товарно-сопроводительные документы (акты выполненных работ/оказанных услуг) будут готовы только при закрытии сделки.

При проверке документов особое внимание следует уделить своим подписям: во-первых, подписывали ли вы вообще тот или иной документ, а во-вторых – действительно ли ваша, а не поддельная подпись стоит на конкретном документе.

Многие руководители ошибочно полагают, что в банковской выписке внимание следует уделять только расходным суммам. Это далеко не так: приходные суммы, поступления которых вы не ожидали, также могут быть интересны, и их происхождение следует уточнить у бухгалтера. Например, не исключено, что ваш бухгалтер по просьбе какой-то другой организации принял от нее безналичные деньги, чтобы затем вернуть их в наличном виде. Возникает вопрос: как он их обналичит? Все просто: бухгалтер снимет эти деньги наличными в банке, заберет свое вознаграждение и оставшуюся сумму передаст по назначению. Наверняка документальное оформление такой «сделки» либо будет вообще отсутствовать, либо будет чисто символическим – какой-нибудь стандартный договор и акт выполненных работ или что-то в этом роде. А вот как будут списаны снятые наличные деньги – это уже другой вопрос, и здесь многое зависит от суммы. Относительно небольшие средства могут быть списаны на хозяйственные или командировочные расходы, а вот более-менее крупную сумму списать сложнее. Не исключено, что бухгалтер просто оставит ее как есть, без оформления, и поспешит уволиться. В таком случае при проведении налоговой проверки предприятие будут ждать серьезные неприятности.

Директору рекомендуется вести на своем компьютере хотя бы самый простой учет безналичных денежных средств, например по такой системе: «остаток на начало дня – общая сумма прихода – общая сумма расхода – остаток на конец дня». Для такого несложного учета удобно использовать редактор электронных таблиц Microsoft Excel.

Не стоит забывать, что в банковской выписке остаток денежных средств на начало дня обязательно должен равняться остатку денежных средств на конец предыдущего дня.

Контроль «белой» наличности

Помимо того что время от времени проверку соблюдения кассовой дисциплины может проводить обслуживающий банк (такое право предоставлено ему законодательно), руководителю предприятия также рекомендуется контролировать наличные денежные средства компании.

Комплексная проверка кассы

Предположим, что вы решили проверить, каким образом поступали и расходовались наличные деньги вашего предприятия в прошлом месяце. Первое, что для этого нужно сделать, – это спросить у вашего бухгалтера, сколько раз, когда и какие суммы наличных денег он получал в банке, из каких других источников поступали наличные деньги и какой остаток был в кассе на начало и на конец месяца.